Met een team van jonge consultants zijn wij bij het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT) geweest, om te demonstreren hoe Enterprise Architectuur hun organisatie kan versterken. De uitgebreide casusbeschrijving van het GBT vindt u hier. In één week tijd hebben wij een quickscan ‘werken met architectuur’ gedaan en een deel van de architectuur in kaart gebracht. Hiermee kon het MT tijdens de presentatie hun eigen vragen beantwoorden. In deze blog leest u wat architectuur kan betekenen voor uw organisatie aan de hand van vijf vragen die wij bij het GBT beantwoord hebben.
Enterprise Architectuur
Enterprise Architectuur biedt inzicht en overzicht in de onderlinge samenhang van processen, applicaties, data en systemen. Informatie en kennis die door de organisatie heen verspreid is, wordt gemodelleerd en centraal verzameld in een ‘repository’ waarin ook relaties zijn opgeslagen. Vervolgens worden de concepten uit de repository gebruikt om ‘views’ te maken. Een view is een visuele weergave van de concepten en verbanden die nodig zijn voor het beantwoorden van een specifieke vraag. Daarbij moet worden nagedacht over het doel, de doelgroep en het detailniveau. Op deze manier kun je in een oogopslag zien op welke servers de software draait die gebruikt wordt bij een specifiek proces, of welke applicaties gebruik maken van dezelfde gegevens. Dit overzicht is belangrijk voor besluitvoering en innovatie. Om te laten zien hoe dit in de praktijk werkt, laten we zien hoe Enterprise Architectuur vijf vragen van het GBT beantwoordt.
1. Inzicht: Welke applicaties worden gebruikt voor ‘Proces X’?
Het GBT heeft meer dan 100 processen, waaronder het proces ‘waardebepaling woningen’ waarmee de WOZ-waarde van een woning wordt berekend. Bij het proces ‘waardebepaling woningen’ is een groot aantal gegevens van derden nodig. Denk bijvoorbeeld aan de gegevens over het kaveloppervlak die het Kadaster beheert. Om deze gegevens automatisch te verzamelen en te combineren zijn meerdere lagen van koppelingen en applicaties nodig. Door met architectuur een totaalview te maken van dit proces is direct inzichtelijk welke applicaties en data hier voor nodig zijn.
2. Gefundeerde beslissingen: Waar moet een nieuwe applicatie aan voldoen om ‘Applicatie Y’ te kunnen vervangen?
Organisaties worden gedwongen om te gaan met een veranderende omgeving en technologische ontwikkelingen. Oude systemen moeten worden aangepast of soms helemaal vervangen. Door de jaren heen worden koppelingen gebouwd om uitwisseling tussen verschillende applicaties en databases mogelijk te maken. Hierdoor ontstaat een complex geheel van systemen, applicaties en databases die op verschillende manieren met elkaar verbonden zijn. Enterprise Architectuur helpt het overzicht te behouden.
In de software die wij gebruiken (BiZZdesign Enterprise Studio) is het mogelijk om één applicatie uit de repository te selecteren en een view te genereren waarop alle (of een selectie van) gerelateerde concepten worden weergegeven. Zo wordt duidelijk welke services deze applicatie levert, met welke applicaties gecommuniceerd wordt en op welke systemen de applicatie draait. Daarnaast kunnen extra eisen of principes worden opgenomen waar een applicatie aan moet voldoen.
3. Risico: Wat is de impact in het uitvallen van ‘Koppeling Z’ op ‘Proces X’?
Zoals eerder beschreven, zijn er vaak koppelingen nodig voor het uitwisselen van data. Voor een organisatie die sterk afhankelijk is van koppelingen voor het uitvoeren van de primaire processen is het belangrijk om te weten wat de risico’s zijn indien een of meerdere koppelingen uitvallen. Met behulp van Enterprise Architectuur en de gevulde repository kunnen we een views genereren, waarop per proces de ondersteunende koppelingen met kleuren of labels worden weergegeven. Vervolgens kan in een overzicht bekeken worden waar deze koppeling zich in het proces bevindt en of het mogelijk is de data via een andere weg te verkrijgen. Dit kan op dezelfde manier inzichtelijk worden gemaakt voor applicaties, servers, gegevensbronnen, mensen, locaties, et cetera. Zo worden risico’s duidelijk in kaart gebracht en kunnen waar nodig maatregelen getroffen worden.
4. Informatie: Welke informatiebronnen zijn er beschikbaar?
Als een organisatie gebruik maakt van veel verschillende gegevensbronnen is het lastig om het overzicht te bewaren. Enterprise Architectuur biedt een overzicht van alle gegevensbronnen die gebruikt worden, maar ook welke bronnen niet meer gebruikt worden. Doordat processen en systemen veranderen zonder het bestaan van een duidelijk overzicht, gebeurt het regelmatig dat databronnen en de bijbehorende koppelingen ooit noodzakelijk waren, maar nu nergens meer voor dienen. Daarbij biedt architectuur een goede basis voor het rationaliseren van het applicatielandschap. Goed inzicht en overzicht in het ICT- en applicatielandschap kan een organisatie veel geld besparen.
5. Extra gegevens: Stel, je wilt een innovatie doorvoeren, wat is daar voor nodig?
Het GBT is een dynamische en moderne organisatie, die altijd op zoek is naar innovatieve methoden om belastingheffing voor de inwoner eenvoudiger te maken en om de bedrijfsvoering te verbeteren. Duidelijkheid over de huidige situatie is onmisbaar om effectief te kunnen innoveren en verbeteringen eenvoudig in te passen in de bestaande organisatie.
Het GBT wil graag voor de inwoner inzichtelijk maken hoe de WOZ-waarde van zijn of haar woning wordt bepaald. Enterprise Architectuur geeft inzicht in de locatie van deze gegevens en hoe de nieuwe functionaliteit in de huidige structuur kan worden ingebouwd. Dit overzicht is nodig voor de organisatie zelf, maar ook voor externen als die een innovatie voor u ontwikkelen.
Kortom…
Enterprise Architectuur biedt inzicht en overzicht in de onderlinge samenhang van processen, applicaties, data en systemen. Hiermee ondersteund Enterprise Architectuur besluitvoering, risicoanalyses en het effectief inrichten van het IT-landschap. Dit is belangrijk om gefundeerde beslissingen te kunnen nemen en om effectief te innoveren.
Heeft u vragen over deze blog(s) en/of wilt u meer weten over dit Enterprise architectuur? Neem dan contact op met Mark Kahmann.
