Nationaal Archief

Wat was de vraag?
Het Nationaal Archief kreeg van het Ministerie van OCW de opdracht om – in samenwerking met andere (rijks-) archiefinstellingen en ministeries – voorzieningen te realiseren voor het behoud, beheer en toegankelijk maken van digitaal archief. Met deze opdracht kreeg het Nationaal Archief er een nieuwe kerntaak bij: die van een IT-dienstverlener en adviesorganisatie in de archiefsector. Dit was een enorm complexe opgave vanwege de volgende factoren:

• Cultuur: Er moest een nieuwe organisatie opgericht worden in een cultuur waarbinnen het optimaal benutten van de mogelijkheden van nieuwe technologie niet vanzelfsprekend is.
• Innovatie: Er moesten nieuwe technieken ontwikkeld worden om aan deze taak te kunnen voldoen, waarmee het dus tegelijk een innovatietraject werd.
• Belanghebbenden: Er waren veel verschillende belanghebbenden, zowel intern als extern.
• Ambitie: Er was een hoge ambitie en een hoge verwachting.

Het Nationaal Archief heeft Bvolve gevraagd om hen te ondersteunen bij het ontwerpen en uitdragen van de architectuur voor de generieke infrastructuur op alle niveau’s van het programma en onderliggende projecten. Een visie én ontwerp op hoofdlijnen op alle lagen van de organisatie: van dienstverlening tot infrastructuur. Na afronding van het programma is Bvolve gevraagd om de doorontwikkeling van de generieke infrastructuur te ondersteunen.

Wat hebben we gedaan?
Bvolve heeft het Nationaal archief ondersteund in drie fases: 1. Bepalen criteria 2. Ontwerpen , 3. Herijken & doorontwikkelen.

1. Bepalen criteria

Omdat in zulke complexe veranderingen alles met elkaar samenhangt is overzicht cruciaal. Daarom heeft Bvolve als eerste stap, doelbewust een stap achteruit gezet. We hebben alle betrokkenen aan tafel gebracht en gekeken wat ieders perspectief is. Wat zijn de belangen van alle partijen? Bvolve functioneerde hierin als facilitator en verbinder. Een onafhankelijke partij die het overzicht bewaart. Door overzicht te creëren werd duidelijk dat de samenhang ontbrak. Er waren veel verschillende ontwikkelingen gaande die langs elkaar heen liepen en ook liepen de verwachtingen en ambities sterk uiteen. We hebben daarom – door middel van enkele workshops – eerst geïnvesteerd in de betrokkenheid van de verbonden archiefinstellingen. De nadruk lag daarbij op het delen van ieders verwachtingen, visie of ideeën op de gevraagde ontwikkeling.

De toekomst van een organisatie staat bovendien nooit op zichzelf. Zo ook die van het Nationaal Archief niet. Alhoewel de instelling een grote verantwoordelijkheid draagt is het slechts één van de vele spelers binnen de archiefsector. Een breedgedragen toekomstvisie op de ontwikkeling van de sector is dan randvoorwaardelijk. Bvolve heeft bijgedragen aan de totstandkoming en verdieping van de Model Architectuur Rijks Archiefinstellingen, welke diende als fundament voor alle ontwikkelingen binnen het programma.

2. Ontwerpen

Binnen het programma benutte Bvolve haar jarenlange ervaring bij het ontwerpen van architecturen: met een pragmatische aanpak waarin we oog hadden voor de verschillende perspectieven en belangen kwamen we op een efficiënte manier tot een gedragen basis voor verder ontwerp. Bij het Nationaal Archief hebben we onder andere de volgende ontwikkelingen ondersteund met ontwerp van projectarchitecturen en informatieanalyse:

• De aanbesteding van het generiek en gemeenschappelijk Collectie Beheer Systeem
• De voorzieningen voor toegang aan de archiefconsument.
• Het Actorenregister als centrale kernregistratie voor archiefvormers.
• De website van het Nationaal Archief.
• De projectmatige digitalisering van het fysieke archief.

Vervolgens hebben we door architectuur structuur aangebracht. We hebben de nieuwe strategie verbonden aan de losse projecten zodat er samenhang ontstond. Tegelijk hebben we voortdurend draagvlak gezocht zodat het uiteindelijk ontwerp van de nieuwe organisatie ook een breed gedragen ontwerp was. Tot slot hebben we gezorgd dat er keuzes gemaakt werden zodat dit nieuwe ontwerp ook daadwerkelijk geïmplementeerd zou worden. Dit betekent het verbinden van de juiste personen aan elkaar en zorgen dat de juiste informatie op de juiste plaats aanwezig is.

3. Herijken & Doorontwikkelen

Ontwerpen zijn voor ons nooit heilig, draagvlak wel. Zo hebben we in een kritische fase van het programma wekelijkse project portfolio managementsessies geïntroduceerd waarmee we tot de benodigde pragmatische oplossingen voor acute uitdagingen kwamen.

In verschillende fases van het programma hebben we roadmapsessies met betrokken archiefinstellingen ondersteund waarbij het doel van deze gesprekken was om inzichten te verkrijgen voor eventuele herziening van de toekomstvisie, onderliggende oplossingsrichtingen en de prioriteitstelling in de ontwikkeling. Door het inrichten van ketenarchitecturen samen met domeinexperts en betrokkenen heeft Bvolve bovendien een belangrijke bijdrage gehad aan het meer continu wendbaar maken van de organisatie. Deze ketenarchitecturen waren en zijn een belangrijk hulpmiddel en uitgangspunt in reguliere gesprekken met alle betrokkenen; van klant tot ontwikkelaar. Hierdoor kan het Nationaal Archief oplossingsrichtingen aanpassen op basis van nieuwe inzichten of wensen en met meer inzicht in de implicaties voor de gehele keten.

Wat was de uitkomst?
Samen met het Nationaal Archief hebben we de ontwerpen gemaakt voor de ketenprocessen en oplossingen die in het hart van het archief én de rijksoverheid zullen gaan opereren. Deze ketenprocessen en -architecturen zijn duidelijk en er is draagvlak én eigenaarschap op de gekozen oplossingsrichtingen voor de generieke voorzieningen.

Dit betekent meer samenhang en consistentie in de verschillende werkzaamheden, en daarmee ook optimalisatie, verhoogde effectiviteit en kostenbesparing. Cruciaal hierin was dat het Nationaal Archief de nieuwe structuur zichzelf zozeer had eigen gemaakt dat zij zelfstandig op basis van ons ontwerp verder konden.