Menu
Dat de wereld om ons heen in hoog tempo verandert is geen geheim. Ook het mbo ondervindt hier de gevolgen van. Zo wordt de focus op digitaal onderwijs en het implementeren van de laatste technologische ontwikkelingen steeds groter, maar dat zijn niet de enige ontwikkelingen. De hoge snelheid waarop de ontwikkelingen elkaar opvolgen zorgen ervoor dat scholen snel en gemakkelijk in moeten kunnen spelen op verandering. Zo ook bij de afdeling ICT van het Albeda College. Zij stelde ons de vraag hoe zij tot een continu verbetercultuur konden komen. Om tot een basis voor ‘continu verbeteren’ te komen had de afdeling ICT behoefte aan eenduidige processen.
Om continu te kunnen verbeteren is het belangrijk dat medewerkers het identificeren van verbetermogelijkheden onderdeel maken van hun dagelijkse werkzaamheden. Weten hoe je werkt is hierbij een belangrijk vertrekpunt, maar met eenduidige processen alleen kom je er niet. Het vraagt ook een verandering in gedrag. Bij een gedragsverandering gaat het om ‘kunnen’, maar ook om ‘willen’. Het gaat dus om een combinatie tussen patronen (kunnen) en bewustwording (willen).
Vanuit ons gedachtengoed dat gedrag alleen verandert als je beide aspecten, patronen en bewustwording, meeneemt stelden wij een aanpak op voor het Albeda College. Deze bestond uit een drietal workshops:
Het creëren van bewustzijn;
Het ontwikkelen van patronen;
Het borgen van deze patronen.
Elke verandering, hoe groot of klein, begint met het begrijpen waarom iets gebeurt. Snappen wat het doel is en waarom het nu urgent is. Om de ‘bedoeling’ duidelijk te maken stond de eerste workshop in het teken van de basisprincipes van procesmanagement en Lean. Samen met de medewerkers spraken we over de toegevoegde waarde van procesmatig werken en hoe hen dit zou kunnen helpen. Ook keken we naar het nut en de noodzaak van alle individuele processen. Het begrijpen van de ‘bedoeling’ is één van de twee onderdelen van bewustzijn.
Het andere aspect is ‘betrekken’. Betrokkenheid heb je nodig om te zorgen voor draagvlak en eigenaarschap. Betrekken doe je niet door alleen maar te zenden, maar je moet ook input ophalen bij de medewerkers. Vandaar dat wij tijdens de eerste workshop ook tijd en aandacht hebben besteed aan het ophalen van de ervaringen rondom de huidige gang van zaken. Naast betrekken gaf het ook de mogelijkheid om oud gedrag los te laten en de medewerkers te laten ervaren welk aandeel ze zelf hebben gehad in de oude situatie.
Om een eenduidig beeld te krijgen van de huidige situatie hebben we samen met de medewerkers deze situatie visueel weergegeven. Op deze manier had iedereen hetzelfde beeld van het vertrekpunt. Nu de huidige situatie helder was, was het tijd om de gewenste situatie visueel weer te geven. Hiervoor gebruikten we de geuite frustraties en het geïdentificeerde verbeterpotentieel als input. Gezamenlijk liepen we stap voor stap door het proces en voerden de eerste verbeteringen door. Op deze manier zorg je ervoor dat iedereen hetzelfde begrip heeft van de huidige en gewenste situatie. Ook zorg je zo voor betrokkenheid, draagvlak en eigenaarschap. De groep is namelijk zelf de vormgever van het proces en is zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de verbeteringen. Naast een proces heb je ook producten nodig om patronen te kunnen creëren. Per stap bepaalde de groep welke templates, beslisregels en systemen er nodig waren om het werk goed te kunnen uitvoeren.
Nu de medewerkers zich bewust waren van het belang, het doel (continu verbeteren) én het proces en de patronen bekend zijn, was het tijd om de patronen te borgen. Met als eerste stap het faciliteren van een simulatie. Tijdens de simulatie bootsten we een realistische situatie na om te verifiëren of echt alle belangrijke processtappen en de juiste producten aanwezig waren. Om ervoor te zorgen dat de waan van de dag niet gaat regeren is het van belang om aandacht te besteden aan de nazorg. Bij het Albeda College kozen we ervoor om scrumborden in te richten en stand-ups te faciliteren om de verbetersuggesties op te halen, verantwoordelijkheden te beleggen en voortgang bij te houden.
Door middel van deze aanpak zijn we gekomen tot eenduidige, herkenbare en gedragen processen. Door de medewerkers actief te betrekken bij het opstellen van de processen creëerden we draagvlak en eigenaarschap. Door het bewustzijn te combineren met praktische en toepasbare processen, legden we de basis voor een gedragsverandering die hen handvatten gaf om continu te gaan verbeteren.