Veel organisaties hebben last van een complex en lastig beheersbaar applicatielandschap. Dit levert niet alleen hoge (beheer)kosten op, het maakt het ook moeilijk om echte innovaties in het landschap door te voeren. Applicatie portfolio management (APM) helpt om grip te krijgen op het applicatielandschap, de kosten te verlagen, en sneller veranderingen door te kunnen voeren.
APM is niet nieuw, organisaties doen dit soms al of hebben dit in het verleden gedaan. Er zijn echter valkuilen die een succesvolle toepassing van APM verhinderen. Drie veel voorkomende valkuilen zijn:
- APM uitvoeren als een projectmatige activiteit
- APM uitsluitend vanuit IT-perspectief opzetten
- Enkel een softwareoplossing aanschaffen die APM moet faciliteren
Bij het uitvoeren van APM als projectmatige activiteit wordt typisch een analyse gedaan op het huidige landschap, worden knelpunten en mogelijke verbeterpunten gesignaleerd, en op basis daarvan aanbevelingen gedaan over aanpassingen in het landschap. Onderdeel van het project kan ook nog zijn om deze aanpassingen te implementeren. Echter, het project loopt op een gegeven moment af. Het applicatielandschap is dan wel een slag verbeterd, maar na het project verslapt de aandacht voor het beheersen en verder optimaliseren van het applicatie porfolio. Een paar jaar later kan het landschap dan weer veranderd zijn in een complexe en onoverzichtelijke chaos.
Een tweede valkuil is dat APM uitsluitend vanuit de IT wordt benaderd, de business onvoldoende betrokken is, en er te weinig vanuit business perspectief wordt nagedacht over het applicatie portfolio. Gevolg hiervan is dat het IT-perspectief teveel de overhand krijgt bij het maken van beslissingen over het applicatielandschap. Er wordt dan bijvoorbeeld vooral gekeken naar technische waarde van de applicaties, of het gebruik van state-of-the-art technologie.
Tot slot wordt APM nogal eens benaderd vanuit het implementeren van een softwareoplossing die APM moet faciliteren. Uiteraard zijn er diverse softwareoplossingen die zinvol zijn om in te zetten voor APM, dit levert ook zeker toegevoegde waarde op. Echter, het risico bestaat dat de nadruk volledig komt te liggen op het implementeren van een dergelijke software component. Het enkel implementeren van software, zonder duidelijke aanpak en visie over hoe APM in de organisatie in te bedden, zal niet een optimaal rendement opleveren.
Om wel op een succesvolle manier aan APM te doen, is het van belang om de drie genoemde valkuilen te ontwijken, en op basis van een geïntegreerde aanpak te werken. Ten eerste moet APM dus worden ingebed in de organisatie als een continu proces. Hierbij moet gekeken worden naar de bestaande governance processen zodat men daarop kan worden aangesloten. Tevens is het van belang dat bij het implementeren van APM de juiste medewerkers van de organisatie zelf betrokken zijn, op een zodanige manier dat de organisatie na verloop van tijd een eigen APM capability heeft en dit zelf kan uitvoeren.
Ten tweede moet binnen de organisatie worden gewerkt aan een stuk awareness over APM, en daarbij vooral duidelijk maken dat dit niet alleen over IT gaat. De business moet op die manier meer betrokken raken, en ook een nadrukkelijke rol krijgen bij het implementeren en uitvoeren van APM. Alleen op die manier zal APM ook vanuit business perspectief worden beschouwd en zal er worden gekeken naar aspecten van applicaties als business value en bijdrage aan strategische en business doelstellingen.
Ten derde moet het implementeren van een eventuele APM-software oplossing alleen worden gedaan als het onderdeel is van een geïntegreerde aanpak waarbij ook aandacht is voor bovengenoemde aspecten. Het implementeren van een APM-software oplossing is maar een stap in het volledige proces, en zeker niet de eerste. Begonnen zal moeten worden met het bepalen van doelen van APM en een quick APM-assessment die gaat helpen om APM in te bedden in de organisatie. Een geïntegreerde aanpak zorgt ervoor dat APM niet een zoveelste softwareoplossing is die wordt geïntroduceerd, maar dat APM als werkwijze wordt geïmplementeerd met aandacht voor alle relevante aspecten die daarbij horen.
APM helpt organisaties om de juiste keuzes te maken over investeringen in het applicatielandschap door de doelen van business en IT te verenigen. APM kan succesvol worden geïmplementeerd door het in te bedden als continue proces, voldoende aandacht te geven aan het business perspectief, en een softwareoplossing als onderdeel van een geïntegreerde aanpak te gebruiken.
Meer informatie over APM? neem dan contact op met Mark Kahmann.
