Het onderwijs is een dynamische branche. Naast dat ze concurrerend moet zijn, zeker op het gebied van Leven Lang Ontwikkelen (LLO), moeten ze voor bekostigd onderwijs voldoen aan strenge wet- en regelgeving. Midden in deze puzzel zit de IT-afdeling die ook met technologie deze doelen moet waarborgen. Hier komt veel bij kijken, daarom komen we vandaag met een aantal “Do’s” om jou organisatie verder op weg te helpen.
Do 1: Begin vroeg en neem genoeg tijd.
Wetgeving zegt veel over bewaartermijnen et cetera. Tegelijkertijd is het gevaar dat ze te veel gegevens willen bewaren. Daarom is datamigratie een belangrijk onderwerp waar vroeg mee begonnen moet worden. Legacy systemen zorgen vaak voor legacy werkwijzen – zo doen we het altijd – en dat heeft zijn effect op beleid en andere vraagstukken. Begin daarom vroegtijdig met kijken wat veranderd moet worden en zet deze veranderingen in gang. Hiermee creëer je draagvlak en kan afgetast worden wat gevoelige onderwerpen zijn in de organisatie en van de legacy die er is.
Do 2: Besluiten en kaders duidelijk hanteren.
Heb voor jezelf helder tot hoever je wilt gaan als organisatie. Zweven kost tijd. Tijd die je eigenlijk wil en kan gebruiken voor je implementatie- en ontwikkeltraject. Gebruik hierbij niet altijd de bestaande kaders. Deze zijn “vanuit het verleden” ontstaan en bevatten vaak ideeën en besluiten over het huidige systeem. Niet handig als je juist met een nieuw systeem processen wil veranderen.
Do 3: Olifanten paadjes formaliseren.
We kennen ze allemaal, de dingen die zo zijn omdat ze zo zijn gegroeid. Nieuwe systemen worden vaak gezien als het moment om deze uit te bannen, maar olifanten paadjes zijn er niet voor niks. De boodschap hierin is, ken het proces en weet waar je kan snijden. Hierbij kunnen olifanten paadjes juist het startpunt vormen voor je procesverbetering en inzicht geven in hoe mensen het werk naar hun eigen inzicht zo goed mogelijk inrichten.
Do 4: Consensus is belangrijk, iets afmaken is net zo belangrijk.
Hoewel men in het onderwijs pragmatisch is, lijkt consensus een net zo belangrijke waarde. “Ik ga niet bepalen hoe jij je werk doet”. We zien vaak verschillende domeinen met verschillende werkwijzen omdat het onderwijs gevolgd wordt door verschillende doelgroepen. Dat maakt dat wat voor het ene domein goed werkt, voor het andere domein precies tegenwerkt. Hierover komen dan al snel de vele overleggen en als je “Do 1” niet hebt toegepast ga je in de tijdsnood komen. Het wordt dan al snel de afweging van draagvlak tegenover besluitvaardigheid.
In conclusie, om je project goed van start te laten gaan is het van belang om tijdig te beginnen. We gaan tijd verliezen, maar probeer van tevoren zo veel mogelijk duidelijk te hebben middels kaders op basis van de nieuwe situatie. Daardoor kan je sneller schakelen en nog steeds flexibel zijn. Om de juiste insteek en draagvlak te houden bij je collega’s is het goed om de processen in kaart te hebben, maar onderschat niet de olifanten paadjes die men heeft ontwikkeld in de loop van tijd. Daar zitten soms mooie verbeter slagen en effectieve werkwijzen in. Ga niet alles met iedereen bespreken, daarmee verlies je veel tijd en momentum in je project. Pak hierop door en laat je resultaten zien, dat creëert ook draagvlak.
