Wat zijn de trends binnen Business Process Management? Onze blog licht drie grote ontwikkelingen uit op het gebied van Business Process Transformaties die invloed kunnen hebben op jouw organisatie. Volgens Pascal Ravesteyn van Hogeschool Utrecht is er namelijk een “storm op komst”. Er zijn grote ontwikkelingen in de technologie waar jouw organisatie zich nu op moet voorbereiden: robotisering, Artificial Intelligence, Big Data, process mining, et cetera.

Deze ontwikkelingen bieden kansen, maar zijn ook “dom”, aldus Ravesteyn. Je kan dit vergelijken met de opvoeding van een kind: alles wat zij doen wordt door mensen aangeleerd en nemen dit exact over. Echter, om innovatief te blijven en onderscheidend te zijn van de concurrentie is het van belang om te overwegen hoe de implementatie van deze technologieën bij kan dragen aan jouw huidige business model. Hierin speelt het adoptievermogen van jouw organisatie een belangrijke rol; de cultuur van jouw organisatie moet open staan voor de implementatie van nieuwe ontwikkelingen.

1. Robotic Process Automation

Sinds de Industriële Revolutie willen organisaties automatiseren om de manier van werken efficiënter en goedkoper te maken. De meest recente ontwikkeling op het gebied van automatisering is Robotic Process Automation.

Robotic Process Automation is ontworpen om een groot aantal repetitieve taken uit te voeren waarbij software robots interpreteren en communiceren met andere systemen op dezelfde manier als mensen dat doen. Alleen op een effectievere en (kosten)efficiëntere manier: robots slapen nooit, maken geen fouten en kosten een stuk minder dan een medewerker. Maar de grote, beangstigende vraag in de samenleving met betrekking tot deze ontwikkeling is: “Maakt robotisering de capaciteiten van mensen overbodig?” Volgens Doug Coombs van IBM loopt het zo’n vaart nog niet. Volgens hem kunnen robots en automatisering organisaties helpen om hun processen te transformeren en te stroomlijnen, zodat medewerkers voor andere doeleinden ingezet kunnen worden. De capaciteiten van medewerkers kunnen dus uitgebreid worden door de adoptie van Robotic Process Automation in jouw organisatie. Kortom, Robotic Process Automation vermindert fouten, versnelt processen en zorgt voor een hogere doorvoer.

Echter, het is (nog) niet perfect. Robotic Process Automation is namelijk maar een onderdeel van automatisering; het heeft onder andere Business Process Management en Business Rules Management nodig. Daarnaast is Robotic Process Automation niet flexibel en kan uitzonderingen niet behandelen. Eerst moet jouw organisatie met behulp van Business Process Management processen inzichtelijk maken, daarna kan Robotic Process Automation geïmplementeerd worden voor de processen die er geschikt voor zijn.

2. Process mining

Business Process Management is een discipline die zich bezighoudt met modellering, automatisering, uitvoering, controle, metingen en optimalisatie van processen. Om processen te kunnen managen heb je inzicht en overzicht nodig. Business Process Management helpt hierbij. Doordat bedrijfsprocessen steeds complexer worden, blijft het behouden van overzicht veel werk. Er is een kans dat zonder BPM verborgen activiteiten, variatie in processen en wachttijden onderling over het hoofd worden gezien. Om een stapje verder te gaan in procesanalyses kan process mining gebruikt worden: een nieuwe technologische ontwikkeling op het gebied van BPM. Hierbij is van belang dat process mining wordt gezien als een aanvulling op BPM, waarbij je verzamelde ‘event data’ uit de realiteit op het procesmodel projecteert. Met behulp van data kan het werkelijke proces nagebootst worden wat leidt tot een betrouwbare analyse.

Process mining slaat een brug tussen Data en Process Management. Volgens Wil van der Aalst van de Technische Universiteit Eindhoven heeft process mining als doel om processen te ontdekken, monitoren en te verbeteren door middel van het raadplegen van kennis uit bestaande informatiesystemen. Het geeft je de mogelijkheid om verder te kijken dan alleen maar abstracte bedrijfsprocessen: het geeft je inzicht in alle specifieke handelingen van werknemers en de gelegenheid deze te analyseren om bottlenecks in de processen te ontdekken. Als voorbeeld is in de afbeelding hieronder verzamelde data van daadwerkelijk uitgevoerde processen over het procesmodel afgespeeld. De afbeelding laat duidelijk zien dat er een bottleneck ontstaat voor en na de processtap “Opstellen globaal ontwerp” zoals aangegeven met de oranje pijlen. Dit inzicht stelt de organisatie in staat deze bottleneck te verhelpen.

Met behulp van process mining worden (geautomatiseerde) activiteiten uit processen in kaart gebracht door middel van een tool die gekoppeld is aan jouw huidige systemen. Doordat deze modellen gebaseerd zijn op werkelijke transactiedata, aangevuld met de handmatige stappen die plaatsvinden, wordt een compleet overzicht gecreëerd. Al met al kan process mining handig zijn voor:

• het ontdekken van processen,
• het aantonen van conformiteit aan regels en wetten,
• prestatie analyses,
• rapportages, en
• voorspellingen.

3. Organisatiecultuur moet klaar zijn voor verandering

Naast dat Business Process Management gebruikt kan worden als middel om innovatie en technologische veranderingen door te voeren in organisaties, speelt de organisatiecultuur ook een belangrijke rol. Innovatie adoptie is alleen mogelijk als de cultuur van de organisatie daarvoor open staat, zoals beschreven in de blog “Amazon: een strategie gedreven door digitale vaardigheden” van Matthijs Scholten. Ook Norbert Siegers van ABN AMRO benadrukt dat de organisatiecultuur zo moet worden ingericht dat experimenteren en het maken van fouten wordt geaccepteerd. Volgens Sohraid Hosseini van Transdev Group kan Agile werken en het introduceren van Agile Portfolio Management hierbij helpen.

Agile Portfolio Management geeft je de mogelijkheid om wendbaarheid en flexibiliteit te vergroten binnen jouw organisatie. Doordat Agile werken uitgaat van korte cycli waarbij nieuwe inzichten en veranderingen continue kunnen worden opgepakt, vraagt het om een andere manier van portfoliomanagement. Voornamelijk doordat er grotere flexibiliteit nodig is en projectplanningen niet van toepassing zijn. Agile Portfolio Management ondersteunt je bij het behalen van de strategische doelen in projecten met hoge complexiteit.

Het geeft je inzicht in wat samen bereikt moet worden, legt een verbinding tussen mensen, ambities en activiteiten en stuurt op wat belangrijk is. Agile Portfolio Management creëert overzicht, waardoor je makkelijker gezamenlijk kunt sturen en focussen op het behalen van resultaten. Om dit te bereiken is het geven van end-to-end verantwoordelijkheden en het werken met autonome teams noodzakelijk. In deze teams moet er een balans bestaan tussen ‘digitale denkers’ en ‘echte doeners’. Zoals in onderstaande afbeelding weergegeven is de manier van werken van de denker abstract en reflectief: hij is goed in logisch denken en redeneren en het is belangrijker dat ideeën logisch zijn, dan dat ze praktisch uitvoerbaar zijn. Om het evenwicht te bewaren in een team is het daarom van belang dat er ook een doener aanwezig is die houdt van experimenteren en problemen oplossen door iets uit te proberen (actief en concreet).

Wil je praten over de trends op het gebied van BPM? Neem dan contact op met Maren Dijkland.

BPMN Quick Start

Wilt u aan de slag met het modelleren van processen met behulp van de open standaard Business Proces Modelling & Notation (BPMN) 2,0? Bvolve heeft een BPMN Quick Start  ontwikkeld waarin u dé handvatten om te starten met modelleren in de BPMN standaard vindt.