In een wereld die steeds meer gedreven wordt door technologie, is digitale wendbaarheid een belangrijke eigenschap geworden voor organisaties van elke omvang en aard. Dit geldt in het bijzonder voor overheden, die een grote verantwoordelijkheid dragen voor het welzijn en de veiligheid van hun burgers. In Nederland is dit niet anders. De toekomst brengt talloze onvoorziene gebeurtenissen met zich mee waarvoor de Nederlandse overheid wendbaar moet zijn. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe pandemie, economische of klimaat gerelateerde crises, maar ook aan thema’s zoals vergrijzing andere demografische veranderingen. Deze gebeurtenissen vereisen een overheid die snel en effectief kan reageren. Digitale wendbaarheid speelt hierin een cruciale rol.
Welke stappen kunnen overheidsinstanties vandaag zetten om morgen digitaal wendbaarder te zijn? In deze blog worden vereisten voor digitale wendbaarheid besproken, zoals het hebben van een basisinrichting, datamanagement en -uitwisseling in een complex stakeholderlandschap.
1. Informatiehuishouding op orde
Een goed beheerde informatiehuishouding (IHH) is cruciaal in een digitaal wendbare overheid. Dit omvat het effectief verzamelen, opslaan, beveiligen en delen van informatie binnen en tussen overheidsorganisaties. Een centraal aspect van een dergelijke informatiehuishouding is het vermogen om informatie snel en nauwkeurig te verwerken en te verspreiden, vooral tijdens noodsituaties zoals een pandemie. Dit vereist niet alleen een sterke digitale basisinrichting zoals wordt belicht in deze blog, maar ook beleid en procedures die de privacy en veiligheid van gegevens waarborgen.
Wat kunnen we vandaag al doen?
De implementatie van robuuste systemen en het standaardiseren van informatieprocessen zijn essentiële stappen richting de toekomst. Om hier naartoe te werken adviseren wij het volgende:
• Standaardiseer informatieprocessen door middel van het organiseren van procesworkshops;
• Faciliteer trainingen voor procesbewustzijn bij medewerkers;
• Stel richtlijnen en protocollen op voor het beheer en de opslag van gegevens.
2. Creëer een robuuste informatievoorziening (IV)
Het informatievoorzieningslandschap van de Nederlandse overheid is een complex netwerk van systemen, applicaties en datastromen. Een wendbare overheid moet in staat zijn om dit landschap te begrijpen, te beheren en te moderniseren. Door een flexibel en schaalbaar IV-landschap te creëren kan de overheid snel reageren op veranderende omstandigheden. Dit betekent investeren in modulaire systemen die op basis van toekomstscenario’s snel op en af kunnen worden gebouwd.
Wat kunnen we vandaag al doen?
Draag zorg voor het actueel, betrouwbaar en compleet hebben en houden van alle informatievoorzieningsprocessen en de systemen die hierbij betrokken zijn. Dit biedt inzicht in de samenhang tussen deze processen en systemen. De volgende activiteiten kunnen je daarbij helpen:
• Breng de as-is situatie van jouw IV-landschap in kaart door middel van proces- en architectuurplaten. Door de as-is situatie goed in kaart te brengen werk je makkelijker toe naar een veilig en schaalbaar IV-landschap;
• Controleer aan welke wet- en regelgeving jouw organisatie moet voldoen. Analyseer welke processen data genereren die toegankelijk moet worden voor burgers en organisaties. Transparantie is een belangrijk thema binnen de overheid. Hierover plaatsten we enkele weken geleden een blog;
• Organiseer een sessie over ethische normen en gedragscodes en kom gezamenlijk op één lijn hierover.
3. Datamanagement en datagedreven besluitvorming
Datamanagement gaat over hoe data wordt verzameld, opgeslagen, beheerd en geanalyseerd. In een wereld waarin data de drijvende kracht is achter beleid en besluitvorming, is effectief datamanagement binnen de informatiehuishouding onmisbaar. Het stelt de overheid in staat om snel en accuraat te reageren op nieuwe situaties door gebruik te maken van datagedreven inzichten. In tijden van crisis moeten lastige besluiten met mogelijk grote consequenties razendsnel worden genomen.
Een wendbare overheid moet in staat zijn om data effectief te beheren, inclusief het waarborgen van datakwaliteit, het beschermen van gevoelige informatie en het bevorderen van datagedreven besluitvorming. Lees hierover meer in deze blog.
Wat kunnen we vandaag al doen?
Integreer nu al de volgende activiteiten om een solide basis te leggen voor beter datamanagement en datagedreven besluitvorming:
• Breng data governance-structuren in kaart die de kwaliteit van de continue datastromen waarborgt. Wijs specifieke datamanagementrollen toe zoals data-eigenaren en data stewards. Leg verantwoordelijkheden voor datakwaliteit en -integriteit vast;
• Analyseer data door middel van data profiling om de structuur, inhoud en kwaliteit beter te begrijpen. Hierdoor krijgt jouw organisatie inzicht in de volledigheid, nauwkeurigheid en validiteit van de data. Patronen en afwijkingen komen aan het licht waardoor verbeteringen kunnen worden geïmplementeerd;
• Bevestig met je stakeholders heldere richtlijnen voor datagebruik en -beheer.
4. Data uitwisseling in een complex stakeholderveld
De Nederlandse overheid opereert in een complex ecosysteem van stakeholders, waaronder andere overheidsinstanties, kennis- en onderzoeksinstituten, uitvoeringsorganisaties en burgers. Effectieve samenwerking en gegevensuitwisseling tussen deze stakeholders zijn van belang voor hun dienstverlening richting elkaar, maar vooral ook voor de burger. Een wendbare overheid moet ondanks de verschillende belangen in staat zijn om deze relaties te beheren, inclusief het opzetten van gegevensstandaarden, het faciliteren van interoperabiliteit tussen systemen en het waarborgen van transparantie en vertrouwen.
Wat kunnen we vandaag al doen?
Wij adviseren de volgende activiteiten om de samenwerking met jouw stakeholders te optimaliseren:
• Ontwikkel scenario’s, protocollen en conventies die door alle stakeholders geaccepteerd en gebruikt worden. Het is belangrijk om samenwerkingsverbanden te versterken en duidelijke afspraken te maken over rollen en verantwoordelijkheden;
• Werk toe naar gedeelde data platforms tussen stakeholders die veilige en efficiënte data-uitwisseling mogelijk maken;
• Maak afspraken met je ketenpartners over data-uitwisselingen en verantwoordelijkheden, en zorg dat data doorlopend beschikbaar is en geschikt wordt gemaakt voor gebruik.
Investeer vandaag in digitale wendbaarheid
Om morgen digitaal wendbaar te zijn, moet de Nederlandse overheid vandaag investeren in een flexibel en schaalbaar IV-landschap, een sterke digitale basisinrichting, effectief datamanagement, en een soepele data-uitwisseling in een complex stakeholderlandschap. Door nu al hierin te investeren kan de overheid zich beter voorbereiden op toekomstige uitdagingen en blijven voldoen aan de behoeften van de samenleving. Digitale wendbaarheid begint met visie, samenwerking en de bereidheid om te verbeteren.
Heeft jouw organisatie behoefte aan een frisse blik op jullie digitale wendbaarheid? Ik denk graag met je mee! Mail naar b.zenhorst@bvolve.nl
Benthe Zenhorst
b.zenhorst@bvolve.nl
