Wouter, Niels en Maaike nemen jullie mee in hun opdracht bij “een zelfstandig bestuursorgaan van de overheid” (zbo).
Het zbo is een overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor de uitvoering van verschillende sociale verzekerings- en inkomensregelingen binnen Nederland. Zij keert jaarlijks circa 62 miljard euro uit aan rechthebbenden van wettelijke regelingen, waaronder kinderbijslag, AOW, persoonsgebonden budgetten (PGB) en nabestaandenuitkeringen. De organisatie heeft de taak om ervoor te zorgen dat deze regelingen tijdig en foutloos worden uitgevoerd voor miljoenen burgers die deze uitkeringen ontvangen. Om voor de burger een betere dienstverleningen te kunnen geven, wil het zbo transformeren naar een organisatie waar niet de regelingen, maar juist de burger centraal staat. Daar hoort bij dat de burger op tijd weet waar hij/zij recht op heeft en dat deze snel en in één keer goed wordt geholpen.
Het overheidsprogramma Open op Orde streeft ernaar om de informatiehuishouding te verbeteren, transparanter te maken en te laten voldoen aan wettelijke voorschriften. Het is een reactie op het rapport “Ongekend Onrecht” en is bedoeld om bewindspersonen in staat te stellen verantwoording af te leggen en burgers, journalisten en de Tweede Kamer adequaat te informeren.
Dit programma zorgt voor aanpassing van de werkwijze van de organisatie, zowel in proces- als informatiemanagement. Om beter regie te kunnen voeren op processen en informatie heeft het zbo binnen het programma Open op Orde het project Implementatie rol Proces- en Gegevenseigenaar (P-GE) gestart. Dit project navigeert de verandering binnen de organisatie waarbij voor elk bedrijfsproces een P-GE benoemd is. De P-GE is eigenaar van het proces, borgt dat processen effectief, efficiënt en rechtmatig worden uitgevoerd, is er verantwoordelijk voor dat de onderliggende informatie betrouwbaar en toegankelijk is en dat het beheer goed is ingeregeld en wordt uitgevoerd.
Om dat voor elkaar te krijgen waren er verschillende stappen noodzakelijk. Eerder waren processen waren niet altijd inzichtelijk, definities van begrippen of gegevens verschilden per afdeling en het eigenaarschap lag versnipperd door de organisatie. Veelal waren processen niet vanuit resultaat, maar vanuit het eigen afbakeningen gedefinieerd en bleven met name binnen de eigen afdeling bij enkele collega’s. Dat zorgde ervoor dat sturing op resultaat, veranderingen en samenwerking lastig was, maar ook dat eigenaarschap van proces en gegevens niet transparant genoeg belegd was. Experts van Bvolve zijn aan de slag gegaan met de juiste implementatie van de rol van P-GE en om een organisatie-brede procesarchitectuur op te stellen, waardoor de rol van P-GE beter tot z’n recht kan komen.
Om deze ambitie te realiseren, is het belangrijk dat de organisatie weet wat de afbakening van haar processen en gegevens zijn, hoe deze zich tot elkaar verhouden, wie eigenaar is en welke afspraken erover zijn gemaakt, zodat er meer grip is. Informatiehuishouding en datakwaliteit moeten op orde zijn, en de verantwoordelijkheden voor processen en gegevens helder belegd.
Experts van Bvolve brachten hiervoor haar integrale expertise mee op het gebied van proces-, data- en changemanagement, maar ook architectuur. Naast natuurlijk de eerdere ervaringen met duurzame organisatieontwikkeling(en) binnen de overheid. Deze disciplines vormden samen de ruggengraat van de aanpak.
Als startpunt focusten zij zich op het creëren van overzicht en inzicht: welke (bedrijfs-) processen zijn er, hoe hangen ze samen en welke informatie wordt daarbij gebruikt? De procesarchitectuur van de organisatie is volgens de standaarden, beschreven in de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur), opnieuw opgebouwd, waarin de bedrijfs- en deelprocessen zijn geplaatst. In gezamenlijke werksessies zijn de bedrijfsprocessen opnieuw in kaart gebracht en is per proces het eigenaarschap vastgesteld.
Om de borging binnen de organisatie te versterken, is een organisatiebrede vakgroep opgericht. Binnen deze vakgroep is gewerkt aan een uniforme werkwijze en worden onderwerpen als modelleerwijze, conventieafspraken en governance besproken. Het doel van de vakgroep is om de verbinding met elkaar op te zoeken, kennis te delen en een basis te vormen voor een efficiënte samenwerking. Hierbij helpt het om heldere werkafspraken te maken, onderling, maar ook met overige betrokkenen, zoals de domeinarchitecten.
Daarnaast begeleidden we de benoemde P-GE’s in hun nieuwe rol. Door middel van dialoog, workshops en gezamenlijke werksessies leerden zij hun rol vorm en invulling te geven, regie te nemen en eigenaarschap te dragen. Tegelijkertijd werd er gewerkt aan draagvlak binnen de teams door medewerkers actief te betrekken in elke stap.
Het project leidt uiteindelijk tot een versterkt fundament voor sturing, samenwerking en verantwoording binnen de organisatie. Zo beschikt het zbo binnenkort over een vastgelegde procesarchitectuur waardoor de samenhang tussen processen helder is. Dit vormt de basis voor de P-GE voor het uitvoeren van zijn rol en het procesgericht sturen. Deze organisatiebrede procesarchitectuur zorgt ervoor dat er meer inzicht is in de samenwerking binnen processen tussen afdelingen, en dat beslissingen vanuit de architectuur ook eenduidiger en afdeling overstijgend kunnen worden genomen. Met de oprichting van de vakgroep is de basis gelegd om een blijvende werkwijze op te zetten voor het modelleren en analyseren van processen en gegevens. Vanuit die vakgroep wordt een eenduidige werkwijze voor procesmodellering bevorder, wat ervoor zorgt dat de samenwerking in de breedte van de organisatie beter kan plaatsvinden, modellen op elkaar aansluiten en processen beter te analyseren zijn.
Verder zijn alle bedrijfsprocessen ondergebracht bij een P-GE zodat duidelijk is wie voor proces en gegevens verantwoordelijk is. Vanuit deze verantwoordelijkheid kan er actiever regie gevoerd worden op processen en de verandering van processen.
De samenwerking met het zbo werd door het projectteam als bijzonder leerzaam ervaren:
Maaike: “Omdat de basis nog niet overal op orde was, kreeg je de kans om vanaf het begin mee te bouwen aan oplossingen. Dat maakt het project zowel uitdagend als impactvol.”
Wouter vult aan: “Met vertegenwoordigers uit alle lagen van de organisatie werk je samen aan gemeenschappelijke doelen. Dat levert niet alleen resultaat, maar ook duurzame verbinding op.”
Niels voegt toe: “Vanaf de grond af een procesarchitectuur opbouwen, laat zien hoe cruciaal het is voor een organisatie om de samenhang tussen processen te doorgronden, zodat duidelijk kan zijn wanneer wat waar impact heeft.”
Maaike van der Donk
Niels van den Broek
Wouter Teunissen
