In de voorgaande blogs hebben we laten zien waar het vaak misgaat met BPM trajecten. De crux is dat met alleen kennis van BPM het onmogelijk is om procesverbeteringen door te voeren, dat wil zeggen: we kunnen niet succesvol een BPM-traject doorlopen zonder Architectuur, Change, en Data. Het is zelfs zo dat de vakgebieden hand in hand gaan zoals in onderstaande plaat. Om stappen te zetten op BPM moet ook gewerkt worden om de medewerkers mee te nemen in de verandering (change), zal dit effect hebben op de applicatieve ondersteuning (architectuur), en zullen er andere gegevens nodig zijn in het proces maar ook over het proces waarop gestuurd kan worden (data).
Om de samenhang en afhankelijkheden van de vakgebieden nog beter te laten zien maken we vaak de analogie met de renovatie van een kantoorgebouw ; immers een (digitale) transformatie is de renovatie van onze organisatie zodat we klaar zijn voor de toekomst.
Bij een renovatie heb je een bepaald beeld/visie hoe alles eruit moet komen te zien (de SOLL). Tegelijkertijd is niet duidelijk hoe alles er nu uitziet (IST). Mogelijk dat er oude blauwdrukken zijn maar staan hier alle leidingen op en zijn deze altijd netjes up-to-date gehouden? Hoe herkenbaar is dat met onze bedrijfsprocessen! Met de blauwdruk duiken we in de architectuur van ons kantoorgebouw. Soortgelijk met de transformatie van onze organisatie willen we weten welke processen er zijn, welke belangrijke applicaties er zijn (dragende muren), en welke koppelingen er al lopen (de leidingen).
Met de blauwdruk hebben we zicht op hoe de organisatie in elkaar zit en geeft het een eerste indicatie over hoe makkelijk of moeilijk de verbouwing gaat verlopen. Met de juiste architectuur voor onze SOLL situatie zijn we er helaas nog niet. Goede processen vereist goede data en goede data vereist goede processen. Met slechte data een proces proberen uit te voeren of zelfs te verbeteren is als darten in het donker. Met heel veel geluk raak je bullseye maar waarschijnlijk raak je de muur of erger nog; er gebeuren ongelukken.
Om te zorgen voor goede data moet er gewerkt worden aan datamanagement, data governance, data volwassenheid, data eigenaarschap, etc. Belangrijk om hier te melden is dat rücksichtslos data vastleggen en voor allerlei doelen gebruiken al heel lang niet meer mag van o.a. de AVG. Tegelijkertijd zien we een drang binnen organisaties om dit wel te doen onder het mom van “maar we hebben toch de data en ik doe het in het belang van de klant”. ‘Doel en doelbinding’ zijn hier de keywords om met je privacy officer het gesprek over aan te gaan.
Nu we weten wat we aan architectuur, processen , en data moeten doen voor onze transformatie moet iemand dit ook daadwerkelijk uit gaan voeren. Als je tijdens een verbouwing alleen maar plannen maakt maar niet de bouwvakkers, elektriciens, loodgieters, etc. inhuurt om de verbouwing uit te voeren gaat er weinig veranderen. Daarnaast zullen de gebruikers van het kantoorgebouw meegenomen moeten worden dat er tijdelijk hinder zal zijn. Om ze vervolgens mee te nemen na de renovatie waar ze moeten gaan werken, waar ze wat kunnen vinden etc. Soortgelijk zullen klanten waar nodig geïnformeerd moeten worden die het kantoorgebouw willen bezoeken.
Het meenemen van mensen valt onder het laatste vakgebied maar daardoor zeker niet minst belangrijke vakgebied: change management . Met change management neem je de mensen mee in de verandering die gaat komen. Dit gaat om bewustwording, verlangen voor de verandering, en uiteindelijk het borgen dat de verandering/transformatie blijvend is en dat mensen niet terugvallen in oud gedrag.
Met de ABCD (Architectuur, BPM, Change, en Data) vakgebieden is de organisatie in staat om de transformatie door te maken. Alleen net als met een verbouwing is de ervaring (maturity) belangrijk om dit goed te kunnen doen. Als de organisatie alleen ad hoc processen heeft (iedereen werkt op haar eigen manier) is het vrijwel onmogelijk om nieuwe werkwijzen succesvol te implementeren. Daarvoor zou je immers iedere medewerker individueel moeten helpen om de nieuwe werkwijze onderdeel te laten zijn van haar unieke manier van werken.
Met het juiste niveau van volwassenheid wordt er proactief gestuurd om nieuwe inzichten, interne/externe ontwikkelingen, en klantbehoeften het hoofd te bieden door de architectuur, Business Process Management (BPM), en data tijdig te transformeren. Daarnaast benoemden we in de vorige blog (Terug naar de kern van Business Process Management (BPM): wat kan het opleveren?) al dat changemanagement cruciaal is om duurzaam te veranderen . Niet alleen wordt er van medewerkers verwacht dat zij hun manier van werken veranderen. Zij zullen wellicht ook op het gebied van opleidingen, competenties en organisatiecultuur een verandering doormaken. Zet changemanagement methoden in om je medewerkers tijdig en juist te betrekken bij veranderingen.
Teruggaand naar het kantoorgebouw. Met voldoende volwassenheid op het beheer van het gebouw wordt proactief gekeken naar veranderende wetgeving, manieren van werken, en (technologische) ontwikkelingen. Daarnaast is het gebouw zo ingericht dat we eenvoudig dingen kunnen veranderen (digitaal wendbaar). Waar nodig renoveren we het kantoorgebouw zodat het bruikbaar en bewoonbaar blijft. In de volgende blog gaan we dieper in op het bewoonbaar houden en onderhouden van ons (gerenoveerde) wendbare kantoorgebouw.
