Klantcase Dienst Justitiële Inrichtingen

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is een uitvoeringsorganisatie die valt onder het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV). DJI voert namens de minister van JenV straffen en vrijheidsbenemende maatregelen uit die door de rechter zijn opgelegd. DJI is verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg van justitiabelen en werkt op vele manieren met hen samen aan voorbereiding op terugkeer in de maatschappij. De missie van DJI luidt dan ook: ‘DJI levert een bijdrage aan de veiligheid van de samenleving door de tenuitvoerlegging van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen en door de aan onze zorg toevertrouwde personen de kans te bieden een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen.’

Inrichtingen

Insluiting van justitiabelen vindt plaats in verschillende soorten inrichtingen. Voor volwassenen zijn er gevangenissen en huizen van bewaring, die penitentiaire inrichtingen (PI) worden genoemd. Daarnaast zijn er voor jeugdigen speciale inrichtingen genaamd Justitiële Jeugdinrichtingen (JJI). Verder zijn er voor (tbs-)patiënten forensische psychiatrische centra (FPC) en voor vreemdelingen gebruikt DJI detentiecentra (DC).

Vraagstelling

DJI wil haar informatievoorziening verder professionaliseren, zodat data gedreven of informatie gestuurd werken beter wordt ondersteunt. Dit als onderdeel van de Data- en  de Informatiestrategie van DJI. Een onderdeel hiervan is het inrichten en beleggen van gegevensmanagement. Hierop werken binnen DJI de CDO en CIO (offices) samen. Een belangrijke aanleiding hiervoor is de invoering van een nieuw systeem ter ondersteuning van de primaire taak van DJI. Het is van belang dat met de ontwikkeling van het nieuwe systeem gegevensmanagement de nodige aandacht krijgt. Daarnaast wordt op rijksniveau steeds meer gestuurd op het op orde hebben van de informatiehuishouding. Vanuit de Chief Informatie Officer Office (CIO-Office) is de opdracht gegeven om het bedrijfsobjectenmodel (BOM) voor DJI op te stellen, waarin de informatiebehoefte inzichtelijk wordt en die als kader dient voor bijvoorbeeld het invoeren van het nieuwe systeem alsook voor het implementeren van registers en benoemen van gegevensverantwoordelijken.

Het BOM DJI is opgesteld met de volgende doelstellingen:

1. Het weergeven van de bedrijfsobjecten die voor de business (primaire taken van DJI) belangrijk zijn (zowel voor intern gebruik als voor uitwisseling van informatie in de keten waar DJI onderdeel van is).
2. Het hebben van eenduidige definities van begrippen en daardoor het creëren van kwalitatief eenduidige stuurinformatie.
3. Het relateren van het BOM aan het logisch datamodel (LDM).
4. Het aangeven welke registers aan de bedrijfsobjecten hangen.
5. Het aangeven welke bedrijfsfuncties gerelateerd zijn met welke bedrijfsobjecten.
6. Met behulp van het BOM en in overleg met de business bepalen van de gegevensverantwoordelijken. Met andere woorden wat betekent het qua taken en verantwoordelijkheden wanneer je gegevensverantwoordelijke bent.
7. Het afbakenen van de scope van DJI projecten en systemen (o.a. in een ProjectStartArchitectuur (PSA)).

Onderstaand figuur geeft de positie weer van het BOM en de relatie met andere modellen, waaronder het bedrijfsfunctiemodel (BFM), het bedrijfsprocesmodel en de logische datamodellen.

Aanpak

Vastleggen bedrijfsobjecten

Er wordt een inventarisatie gemaakt van alle bedrijfsobjecten en deze worden vastgelegd in het BOM. Dit is een iteratief proces waarbij er gekozen dient te worden voor een duidelijk afgebakende scope, waarbij de kennishouders van de afgebakende scope de nodige input leveren. Ook wordt er gebruik gemaakt van documentatie van bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen en waar de organisatie voor in het leven is geroepen (bijvoorbeeld het BFM).

Koppelen bedrijfsobjecten aan registers

Zodra de bedrijfsobjecten volledig zijn vastgelegd, worden deze gekoppeld aan een register. Iedere register kent een gegevensverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de gegevens. Dit helpt de gegevensverantwoordelijke maatregelen te nemen en is noodzakelijk om de datakwaliteit te verbeteren.

Plotten bedrijfsobjecten op bedrijfsfuncties

Om aansluiting met architectuur te hebben, worden de bedrijfsobjecten geplot op de bedrijfsfuncties. Op deze manier kan de functionele informatiebehoefte inzichtelijk worden gemaakt voor de organisatie. De bedrijfsfuncties dienen opgenomen te zijn in een bedrijfsfunctiemodel.

Afstemmen BOM

Een eerste conceptversie van het BOM wordt opgesteld en dient zo goed mogelijk afgestemd te worden met (vertegenwoordigers van) de business. Hierbij wordt o.a. gekeken naar volledigheid en correctheid en daarnaast wordt de aanpak getoetst en waar nodig aangescherpt.

Accorderen BOM

Nadat afstemming heeft plaatsgevonden, dient het BOM voorgelegd te worden aan de gegevensverantwoordelijke ter accordering. Pas hierna is het BOM definitief en wordt het verder gedeeld met de organisatie. De bedoeling is dat de gegevensverantwoordelijke akkoord geeft op het BOM. De gegevensverantwoordelijken zijn nog niet vastgesteld en dit onderwerp is onderdeel van een lopend programma. 

Resultaat

Tijdens de gekozen aanpak ligt de focus met name op de toegevoegde waarde voor de business. Doordat er verschillende kennishouders en specialisten uit de business vanaf het begin af aan betrokken zijn, is de nodige draagvlak aanwezig om het BOM goed te gebruiken en voldoet de kwaliteit aan de afgesproken eisen en wensen van de business. Door de iteratieve aanpak en duidelijke scope bepaling is men in staat in relatief korte tijd een BOM op te leveren. Door integraal te kijken naar de bedrijfsprocessen en -functies (architectuur) en andere aspecten van gegevensmanagement (zoals gegevenskwaliteit en -verantwoordelijkheid, definities) bij het ontwerpen van het BOM, draagt het BOM bij aan een ‘explosie’ van de informatiebehoefte van de organisatie.