Bvolve is sinds 2016 betrokken bij de activiteiten van Maxim Nyansa Foundation en zijn Nederlandse steunstichting “Climbing the Right Tree”. Door de jaren heen heeft deze nauwe samenwerking geleid tot een hechte relatie. Maxim Nyansa, een non-profitorganisatie met roots in Ghana, richt zich op het geven en faciliteren van onderwijs aan jongeren in West-Afrika. Dit doen ze op twee manieren. Enerzijds door IT-hardware te doneren aan scholen en docenten te trainen in interactieve en praktische lesmethoden. Anderzijds kunnen afgestudeerde jongeren bij Maxim Nyansa een trainingsprogramma volgen dat gericht is op het ontwikkelen van ICT- en professionele vaardigheden. Om deze missie te ondersteunen, zijn meerdere Bvolve consultants de afgelopen jaren naar Accra afgevlogen om hier diverse trainingen te verzorgen. Deze langdurige samenwerking opende de deur voor Bvolve om pro bono haar expertise in te zetten en zo ook een steentje bij te dragen op het gebied van de bedrijfsvoering van deze non-profit organisatie. Dit heeft geleid tot een opdracht gericht op de werk- en bedrijfsprocessen van Maxim Nyansa.
Vraagstelling
Maxim Nyansa heeft de ambitie om verder te groeien en meer Afrikaanse jongeren toegang te bieden tot IT-onderwijs. Als non-profit met beperkte middelen moet de stichting flexibel en creatief zijn. Om verder te professionaliseren wil Maxim Nyansa haar processen gaan standaardiseren. Ze willen uniformiteit creëren in de bedrijfsuitvoering in alle betrokken landen. Daarnaast draagt standaardisatie bij aan duidelijke kwaliteitsnormen. Bovendien is “Climbing the Right tree” geaccrediteerd met het CBF-keurmerk voor goede doelen. Dit stelt de nodige eisen aan hun partners in Afrika. Voordat er nagedacht kon worden over standaardisatie, was het noodzakelijk om eerst de huidige situatie in kaart te brengen. Hier werd Bvolve voor ingeschakeld. Vanuit onze expertise op het gebied van procesmanagement hebben we de huidige situatie m.b.t. de processen en documentatie in kaart gebracht. Daarnaast hebben we gekeken wat er voor deze organisatie specifiek mogelijk is om te gaan standaardiseren. Hiervoor hebben wij een adviesrapport opgesteld met aanbevelingen voor vervolgstappen voor standaardisatie.
Aanpak
Met onze deskundigheid in procesmanagement hebben we een overzicht gecreëerd van alle werk- en bedrijfsprocessen. Naast het afnemen van interviews is er ook informatie opgehaald door middel van het analyseren van beleidsdocumenten en handleidingen. Hierdoor kregen we inzicht in welke processen zowel goed gedocumenteerd als uitgevoerd werden, welke processen slechts op papier bestonden en welke alleen in de praktijk plaatsvonden zonder formele vastlegging. Ook hebben we geanalyseerd of de processen van Maxim Nyansa voldoen aan de eisen van het CBF-keurmerk. Maxim Nyansa had behoefte aan een weergave van haar processen in een processenoverzicht, dat gemakkelijk te communiceren is naar medewerkers in de betrokken landen. Het verschil in documentatiewijze van de processen hebben we visueel weergegeven met kleurcoderingen in het processenoverzicht.
Bij Bvolve staat de doelgroep centraal. Daarom vinden wij het belangrijk dat Maxim Nyansa’s medewerkers uit de verschillende landen hun inzichten konden delen over de uitvoerbaarheid van de processen. Deze input gaf waardevolle inzichten, die hebben bijgedragen aan een op maat gemaakt plan over de volgende professionaliseringsstappen die Maxim Nyansa kan zetten om te standaardiseren, te optimaliseren en op te schalen.
Resultaten
De processenanalyse heeft geresulteerd in een op maat gemaakt processenoverzicht. In het overzicht is onderscheid gemaakt in management-, primaire en ondersteunende processen. Dit overzicht helpt Maxim Nyansa bij het stellen van prioriteiten en het aanbrengen van focus op weg naar verdere professionalisering. Daarnaast ontwikkelden we een infographic waarin de aanpak en uitgevoerde stappen van de audit zijn weergegeven, zodat de diverse landskantoren deze kunnen gebruiken bij toekomstige audits. Bovendien toonde we in tien uitvoerbare aanbevelingen aan hoe de organisatie verder kan professionaliseren zonder de flexibiliteit te verliezen die hen succesvol maakt. Een belangrijke uitdaging voor Maxim Nyansa was het gebrek aan mens en kapitaal. Onze aanbevelingen richtten zich op het prioriteren van essentiële processen, het centraliseren van taken en het efficiënter benutten van tijd en personeel.
Door onze processenaudit en de bijbehorende tools en aanbevelingen is Maxim Nyansa beter uitgerust om haar processen te standaardiseren en efficiëntie te verhogen, wat essentieel is voor haar groeiambitie. Onze samenwerking heeft bijgedragen aan het versterken van het organisatorische fundament, waardoor Maxim Nyansa haar kernmissie om carrièrekansen te creëren voor jonge Afrikanen kan blijven nastreven.
Wil je ook meehelpen om digivaardigheid in Afrika te bevorderen, of wil je meer informatie over Maxim Nyansa en hun missie kijk dan op de website van Climbing the Right Tree of van Maxim Nyansa.
Bekijk ook het YouTube-kanaal voor een visuele impressie van hun werk: Maxim Nyansa Training Program.
