BNP Paribas Cardif opereert in een snel veranderende markt waarbij IT uitgedaagd wordt om oplossingen voor functionele behoeften te creëren met een ‘short time to market’. BNP Paribas Cardif biedt een product aan voor klanten die hun droomhuis willen kopen. Bemiddelaars kunnen via een portaal hiervoor een aanvraag indienen. Vanuit het perspectief van de bemiddelaar en de klant wordt er een soepel en efficiënt proces verwacht. Dit zorgt ervoor dat de klant wederom een stap dichterbij is bij de aankoop van dat droomhuis.
Vraagstelling
In dit project is het doel om een back end applicatie, waarin dit product wordt verwerkt en geadministreerd, te ontmantelen. Dit betekent dat de huidige functionaliteiten gebouwd moeten worden in een nieuwe PEGA-applicatie en dit in de gehele keten te laten functioneren met alle andere gekoppelde (externe) applicaties. Om dit project uit te voeren heeft BNP Paribas Cardif O&i management consultants benaderd om de rol van Product Owner aan te nemen in een multidisciplinair scrumteam.
Aanpak
Via een Agile aanpak (aan de hand van SCRUM) is deze opdracht uitgevoerd samen met een ander Scrumteam die zich bezig hield met de functionaliteiten in de front end applicatie (het portaal van de bemiddelaar).
In de rol van Product Owner is er in een multidisciplinair SCRUM-team gewerkt met een scrummaster, (buitenlandse) ontwikkelaars en testers. Een gedeelte van de ontwikkelaars werkte off shore in Sri Lanka. Naast het team was een projectleider betrokken met de plannings- en budgetverantwoordelijkheden.
In sprints van 3 weken is gewerkt aan het ontwikkelen en testen van de huidige functionaliteiten in de nieuwe applicatie. In samenspraak hebben is ervoor gekozen om te starten met het bouwen van de happy flow. Dit is het proces wanneer een nieuwe aanvraag in één keer wordt geaccepteerd. Daarna is gewerkt aan de non-happy flow, de flow indien een aanvraag buiten bepaalde acceptatiegrenzen valt. Tot slot stond de bouw van alle after sales activiteiten (o.a. de wijzigingen nadat de aanvraag geaccepteerd is) op de planning naast de finale ketentesten voor de GO-Live datum.
Het project is gestart met een Kick-off bijeenkomst met alle betrokken stakeholders. Hierin zijn de projectdoelstellingen, de scope en de tijdslijnen met elkaar besproken. Op deze manier had iedere stakeholder inzicht op hoofdlijnen gekregen van het project en was duidelijk in welke sprints hun betrokkenheid verwacht werd. Hierna zijn we als team gestart aan de eerste Sprint.
Het team was dedicated aan dit project en Bvolve was als product owner de spin in het web tussen het team, de stakeholders en projectmanagement. Binnen het team was er sprake verschillende culturen en ook ontwikkelaars die op afstand werkten met de daarbij horende tijdsverschillen. Deze twee aspecten leken in eerste instantie een belemmering in de samenwerking, echter door een verbindende houding aan te nemen en een lerende sfeer te creëren groeide de samenwerking gedurende de sprints.
Vooraf aan een sprint waren er twee groomingsessies waarin de Userstories (om een functionaliteit te bouwen) werden doorgesproken. De ontwikkelaars en testers werden in het voortraject nadrukkelijk betrokken waardoor in de sprintplanning gegroomde en gevalideerde Userstories in de sprint opgenomen konden worden. Dit was een methodiek die aanvankelijk iets meer ‘voorbereidingstijd’ van het team vroeg, maar gedurende de sprint zich terugverdiende in zuivere development- en testtijd”.
Resultaat
Door het sprintritme van drie weken werden tussentijds functionaliteiten opgeleverd. De betrokken stakeholders en de gebruikers waren tevreden over deze ‘incrementele’ functionaliteiten. De sprintdoelstellingen zijn gerealiseerd binnen de gestelde budgetten, waarbij op minimale onderdelen vertraging werd opgelopen door de afhankelijkheid van externe leveranciers. De belangrijkste uitdaging die er momenteel nog ligt is het After Sales traject.
Tot slot zijn binnen het team twee mooie resultaten bereikt. Ten eerste was door een interventie in de aanpak binnen een sprint het team vanaf het begin betrokken bij het ontwikkelen van een functionaliteit. Hierdoor ontstond de ruimte en betrokkenheid in het team om tot oplossingen te komen voor de functionele behoeften. Vanuit die oplossingen werd er toegewerkt naar duidelijke, complete en gevalideerde userstories. Ten tweede was er een team ontstaan die in verbinding stond, waar gelachen werd, waar fouten gemaakt mochten worden maar vooral geleerd moest worden. De retrospectives hebben hierin een belangrijke bijdrage in gehad waarbij Bvolve in de rol van productowner de aanjager was van deze lerende en comfortabele sfeer.
Klantquote
“Het was gaaf om te zien dat er echt een team is ontstaan waarbinnen de mensen zich comfortabel hebben gevoeld om naar buiten te treden waar ze dit eerder niet deden”.
Annemarie Siefken, Manager Business Change Experts
