Summa is een grootstedelijke mbo-instelling die bestaat uit meerdere scholen en vooruitstrevend is op het gebied van Leven Lang Ontwikkelen (LLO): flexibel onderwijs voor werkenden en werkzoekenden in kortere, praktijkgerichte trajecten. Daarmee speelt de instelling in op een snel veranderende arbeidsmarkt en de groeiende behoefte aan blijvende ontwikkeling.
Summa had al een duidelijke visie op LLO en stappen gezet, maar wilde versnellen en verstevigen. Met een tweejarige subsidie vanuit de LLO-katalysator lag er een duidelijke opdracht: in korte tijd zichtbaar resultaat boeken in de professionalisering van LLO binnen de organisatie en onder medewerkers.
Het projectplan zoals was beschreven voor de LLO-katalysator, onder leiding van de directeur LLO van Summa, stond als een huis. Zij had tevens een duidelijke structuur voor de uitvoering voor ogen, waarin het bevlogen LLO-expertiseteam en een interne projectleider een belangrijke rol speelden.
Onze projectleider en consultant werden ingeschakeld om met resultaatgerichtheid, extra projectcapaciteit en projectmanagement ervaring, de projectorganisatie compleet te maken.
De context was complex. Door de decentrale structuur van de organisatie ligt veel zeggenschap bij afzonderlijke scholen, elk met een eigen directeur en identiteit. Dat betekent: veel stakeholders en uiteenlopende belangen. LLO werd per school verschillend ingevuld, waardoor processen, systemen en ontwikkelfases uiteenliepen. Samenhang creëren in zo’n omgeving vraagt om bestuurlijk inzicht, verbindend vermogen en een aanpak die aansluit bij de situatie.
De opdracht was helder: het professionaliseren van processen en systemen, het stimuleren van vraaggericht denken en doen, het versterken van LLO-vaardigheden van onderwijzend en ondersteunend personeel en het ontwikkelen van het alumninetwerk. Het doel: LLO niet langer als neventaak, maar als integraal onderdeel van de organisatie positioneren.
Gezien de decentrale organisatie en de opdracht tot meer uniformiteit, is de beproefde aanpak gebruikt. Hierbij lag de focus vanaf het begin op realisatie met en voor de scholen en de diensten door inzet van eigen projectleden in samenwerking met leden van het LLO-expertiseteam. Directeuren werden expliciet eigenaar van de op te leveren resultaten, die werden vastgelegd in procesopdrachten.
Deze aanpak zorgde voor draagvlak binnen de verschillende scholen en diensten. Teams die verantwoordelijkheid droegen voor een procesopdracht werden ambassadeurs van zowel het resultaat als van de LLO-katalysator. Tegelijk was succes alleen mogelijk door het doortastend optreden van de LLO-directeur op beslissende momenten, het inzetten van de extra capaciteit van de consultant om vanuit ideeën tot concrete resultaten te komen en de synergie in kennis en stijl van de 2 projectleiders.
De organisatie kwam in beweging en versnelde gedurende de looptijd van het project!
Hoe opdrachtgever Régine van Lieshout, directeur Taalkracht/De800 en programmadirecteur LLO van Summa, onze aanpak typeert?
Verbindend, daadkrachtig en resultaatgericht
De belangrijkste resultaten zijn:
- Het hoofdproces van LLO is in kaart gebracht. Dit bracht overzicht en structuur in de werk- en denkwijze van LLO-expertiseteam en projectleden van de scholen. Ook werd inzichtelijk hoe individuele werkzaamheden bijdragen aan het totale proces.
- Uniforme en geoptimaliseerde processen en systemen zijn ontwikkeld.
Het gaat enerzijds om verbeteringen als automatisch factureren en het hebben van een LLO-dashboard. Anderzijds gaat het ook om het vaststellen van uniforme processen binnen scholen en de samenhang van processen tussen scholen en diensten. Dit vergroot de uniformiteit van LLO binnen Summa en de ketensamenwerking tussen de diverse diensten ten behoeve van LLO.
- Professionaliseringsmodules zijn ontworpen. Gericht op de onboarding van nieuwe LLO-docenten en de doorontwikkeling van onderwijzend en ondersteunend personeel. Deze sluiten aan op concrete ontwikkelvragen uit onderwijsteams en bieden gerichte en toepasbare professionaliseringsproducten.
- De marktbenadering en het accountmanagement zijn geprofessionaliseerd. Dit omvat onder meer de ontwikkeling van templates voor marktbewerkings- en strategische accountplannen, het optimaliseren van de website voor cursisten, het professionaliseren van het gehele accountmanagementproces en het versterken van de samenwerking tussen accountmanagers, ondersteund door het CRM-systeem.
Bij Summa is verandering in een complexe, decentrale organisatie gerealiseerd doordat visie, strategie, eigenaarschap en uitvoering vanaf het begin met elkaar werden verbonden. Door bestuurlijke verhoudingen te begrijpen, stakeholders actief te betrekken en resultaten direct in de organisatie te beleggen, ontstond niet alleen voortgang, maar ook verankering.
LLO is gedurende de looptijd van dit project geprofessionaliseerd en geüniformeerd bij medewerkers en tussen de scholen en diensten. De ontwikkelde producten en diensten vanuit het project kunnen in samenhang hergebruikt worden bij nieuwe LLO-vraagstukken, zodat verder wordt gewerkt aan kwalitatief LLO-onderwijs van de toekomst.
Ben jij ook op zoek naar een projectmanager die een verbindende, daadkrachtige en resultaatgerichte aanpak hanteert? Neem dan contact met ons op voor een oriënterend gesprek.
Claudia Beemster & Naëma Bakker
