Bvolve heeft een opdracht uitgevoerd bij een onafhankelijk bestuursorgaan in de publieke sector. Om de dienstverlening aan burgers optimaal te ondersteunen, speelt datagedreven werken binnen deze organisatie een steeds belangrijkere rol.
Binnen de afdeling Data & Inzicht (D&I) groeide de behoefte aan meer structuur en inzicht in de manier waarop data wordt verwerkt en gedeeld met de rest van de organisatie. Data-analisten en engineers werkten veelal op basis van losse dataverzoeken. Wanneer een vraag binnenkwam voor informatie over bijvoorbeeld werkvoorraden in de afhandeling van een regeling, was het afhankelijk van de persoon die de vraag oppakte welk product je ontving. Er waren geen eenduidige processen of kwaliteitsstandaarden en zelfs geen eenduidige definities, waardoor het zomaar kon zijn dat de informatie per dashboard verschilde. Als antwoord op het informatieverzoek voor werkvoorraden kon het dus gebeuren dat je van twee analisten twee verschillende antwoorden kreeg. Hierdoor ontstonden verschillen in werkwijze, beperkte overdraagbaarheid van werk en uitdagingen op het gebied van de kwaliteit van dataproducten.
De afdeling had nog weinig ervaring met procesdenken. Er was behoefte aan het vastleggen van de primaire werkzaamheden van het team, gegroepeerd op basis van het DAMA DMBOK-framework (Data Management Body of Knowledge). De vraag aan Bvolve was helder: help D&I om werkzaamheden in procesmodellen weer te geven en kritisch te kijken naar verbeterkansen. Bvolve ging een stapje verder: wij wilden meebouwen aan een toekomstbestendige werkwijze en hierbij de link leggen naar het DAMA DMBOK.
Bvolve bracht in deze opdracht expertise in Business Process Management en Data Management samen. De werkprocessen zijn in kaart gebracht in BPMN 2.0-procesmodellen voor vijf DAMA DMBOK-thema’s: Data Kwaliteit, Data Modelling & Design, Data Warehouse & Business Intelligence en Metadata. Soms kwam het voor dat er voor één werkproces drie verschillende varianten ontstonden, vanwege de verschillen in werkwijze. Deze modellen vormden de basis voor procesanalyses, waarna een gewenste (‘to be’-) situatie werd ontworpen.
Vanuit deze inzichten zijn concrete interventies gestart in nauwe samenwerking met het team van D&I om processen te verbeteren en het procesvolwassenheidsniveau (BPM Maturity) van het team te verhogen. Een voorbeeld van een van deze interventies waren korte Ontwerp & Valideer-workshops, waarbij afgevaardigden uit elk Scrumteam van D&I aanwezig waren om samen een best practice op te stellen, bijvoorbeeld voor het ontwerpen van een dashboard.
Dit heeft tot een aantal resultaten geleid. Er is een proceshuis gemaakt voor alle processen binnen D&I. Ook zijn er een aantal standaardprocessen ingevoerd, zoals het afhandelen van dataverzoeken en het beheerwerk dat de data engineers uitvoeren. Dit overzicht gaf input voor een handboek voor nieuwe medewerkers, dat onderdeel werd van het Managementsysteem IV (de overkoepelende afdeling waar D&I onderdeel van is). Daarnaast is er een dashboardstandaard geïntroduceerd. Voor het analisten- en engineeringsgilde is een visuele roadmap ontwikkeld met concrete verbeterpunten en ontwikkelrichtingen.
Dankzij de procesinrichting beschikt D&I nu over een sterke basis voor verdere professionalisering. De processen maken werkzaamheden inzichtelijker, efficiënter en beter overdraagbaar. Dit helpt de business van de organisatie om de dienstverlening aan burgers te verbeteren, omdat de business sneller geholpen is bij vraagstukken. Daarnaast ontvangen zij dataproducten, zoals een dashboard van hogere kwaliteit, waardoor zij hun werk beter kunnen uitvoeren.
Bovendien heeft de afdeling geleerd om in processen te denken. Het bestuursorgaan wil in de toekomst meer datagedreven werken. Dit houdt in dat er besluiten worden genomen op basis van data. Door processen te stroomlijnen creëer je beter inzicht in de plekken waar je data creëert, wijzigt en opslaat. Met dit inzicht kun je aan de slag met de datakwaliteit. Een juiste datakwaliteit is een vereiste voor een datagedreven organisatie. Een sterke processtructuur biedt dus een fundament voor toekomstige groei in datagedreven werken.
Bvolve ondersteunt organisaties bij het verbeteren en borgen van processen, met een sterke focus op de verbinding tussen data, processen en mensen. In deze opdracht kwam dat goed tot zijn recht: door de combinatie van procesvastlegging, analyse en veranderaanpak heeft Bvolve waarde toegevoegd die de organisatie ook op lange termijn verder helpt.
Eva Valkenburg
