Van tijdelijke inzet naar duurzame standaardisatie: optimalisatie van Wmo (de-)implementaties bij Medipoint
Over Medux
Medux is een landelijke dienstverlener van zorg- en mobiliteitshulpmiddelen en bestaat uit verschillende organisaties zoals Atlas Kidtech, HartingBank, MHG, Orthototaal en Medipoint. Via deze labels helpt Medux dagelijks cliënten hun zelfstandigheid en mobiliteit te vergroten. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met thuiszorgorganisaties, zorgprofessionals, zorgverzekeraars, ziekenhuizen, gemeenten en leveranciers.
Deze klantcase richt zich specifiek op Medipoint, dat binnen Medux verantwoordelijk is voor de uitleen, levering en service van zorghulpmiddelen aan huis.
De opdracht
De opdracht werd aanvankelijk uitgezet door Ivan Lievestro (destijds Manager Business Ondersteuning bij Medux), en later overgenomen door Ronald Sikkens (Manager Tenderdesk bij Medux). De uitvoering vond plaats in nauwe afstemming met Carin Rombouts (Projectmanager bij Medipoint).
De uitdaging
In de periode Q4 2024 tot en met Q2 2025 nam het aantal aanbestedingen in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) bij Medipoint sterk toe. Dit zorgde voor aanzienlijke druk op de coördinatie en aansturing van de (de-)implementaties. Er was behoefte aan strakke interne regie en nauwe afstemming met gemeenten en leveranciers. Omdat implementatiedata contractueel vastliggen, is een zorgvuldige en tijdige uitvoering essentieel. Medux schakelde Bvolve in voor extra projectmanagementcapaciteit, mede op basis van eerdere succesvolle samenwerking via collega Thomas Veenhoven.
Duurzame en toekomstbestendige oplossing
Ondanks dat de oorspronkelijke vraag vooral ging om tijdelijke ondersteuning, kijken we bij Bvolve altijd naar structurele verbetering. Het (de-)implementatieproces verliep al goed, maar was sterk afhankelijk van individuele medewerkers. In een landelijke organisatie als Medipoint, met 17 Wmo-vestigingen en wisselende projectteams, brengt dit risico’s met zich mee.
Daarom kozen we voor een integrale aanpak waarin procesmanagement, projectmanagement en change management elkaar versterken. Door het proces te standaardiseren en schaalbaarder te maken, hebben we niet alleen de continuïteit en uniformiteit versterkt, maar ook de toekomstbestendigheid beter geborgd.
Aanpak en werkwijze
De eerste stap bestond uit het in kaart brengen van de bestaande aanpak: welke hulpmiddelen, procesbeschrijvingen en werkdocumenten waren al beschikbaar ter ondersteuning van (de-)implementaties? Op basis daarvan is, samen met collega’s uit verschillende disciplines — waaronder Tenderdesk, projectmanagement, relatiemanagement, vestigingsmanagement, iWmo, beheer, administratie en controlling — toegewerkt naar een meer gestroomlijnde en gestandaardiseerde werkwijze.
Deze herziene aanpak is herbruikbaar en onafhankelijk toepasbaar, ongeacht vestiging, projectteamsamenstelling of specifieke aanbesteding.
Resultaten
Onze integrale aanpak leverde concrete en duurzame verbeteringen op die breed toepasbaar zijn binnen Medipoint:
- Een heldere en uniforme standaardaanpak voor (de-)implementaties, ongeacht vestiging of projectteam.
- Consistente informatievoorziening, centraal beschikbaar via SharePoint.
- Eenduidige scheiding in verantwoordelijkheden en taken, vastgelegd in gedragen checklists en werkdocumenten.
- Efficiëntere interne en externe overleggen dankzij vaste agenda’s en betrokken disciplines.
- Structurele borging van evaluaties, wat continu leren en verbeteren stimuleert.
- Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers, waardoor continuïteit ook bij afwezigheid of personele wisselingen gewaarborgd blijft.
Quote opdrachtgever
“De samenwerking met Amida van Bvolve heeft ons geholpen om vanuit een tijdelijke capaciteit invulling naar een structurele verbetering te gaan. Dankzij haar procesmatige aanpak hebben we concrete en duurzame verbeteringen gerealiseerd die geborgd zijn en toekomstbestendig. We zijn zeer tevreden met de behaalde resultaten.”
Ronald Sikkens, Manager Tenderdesk, Medux
Ook binnen uw organisatie?
Herkenbare uitdagingen? Wilt u uw implementatieprocessen en projecten ook professionaliseren en toekomstbestendig maken? Neem dan gerust contact met ons op. We denken graag mee over wat Bvolve voor uw organisatie kan betekenen.
