De organisatie
Nictiz is hét expertisecentrum voor digitale informatievoorziening in de zorg. Als onafhankelijke kennisorganisatie speelt Nictiz een cruciale rol in de standaardisering en digitalisering van zorginformatie. Om haar impact te vergroten en haar positie als dé Nederlandse kennisautoriteit te versterken, tilt Nictiz haar interne kennismanagement naar een hoger niveau.
Probleemstelling
Toen ik mijn opdrachtgever de hyperlinks naar de belangrijkste documenten vroeg kreeg ik vier bestanden en waren er zes lastig vindbaar. Kennis is de kern van Nictiz, maar informatie is versnipperd over verschillende systemen en afdelingen. Dit kost medewerkers onnodig veel tijd bij het zoeken naar relevante informatie en bemoeilijkt de borging van cruciale kennis. Tegelijkertijd wil Nictiz een cultuur creëren waarin kennis niet alleen toegankelijk, maar ook actief gedeeld en ontwikkeld wordt.
De aanpak
Om kennismanagement structureel te verbeteren, hebben we voor Nictiz een integrale aanpak gehanteerd met focus op drie pijlers:
- Centrale kennisstructuur: Nictiz zet een duidelijk raamwerk op met heldere afspraken over opslag, versiebeheer en toegankelijkheid van kennis.
- Digitale fitheid: Medewerkers worden gestimuleerd om digitaal vaardig te werken met slimme tools. Daarnaast biedt de Nictiz Academie een e-learning om kennisdeling te verbeteren.
- Kenniscoördinatoren & -ambassadeurs: Centrale en decentrale kenniscoördinatoren fungeren als aanjagers en bewakers van kennisbeheer binnen teams en stimuleren een cultuur van kennisdeling.
Zeker bij het organiseren van een kennishuishouding zetten we in op de verbinding tussen mappen en mens, tussen metadata en motivatie, tussen medewerker en management. Hierbij is voortdurend balanceren tussen inspanning van de medewerker en opbrengsten voor de medewerker en Nictiz als organisatie.
Resultaat
- Medewerkers vinden sneller informatie en benutten kennis efficiënter door een betere structuur en opslag.
- Kennisdeling is een integraal onderdeel van de organisatiecultuur, ondersteund door trainingen en e-learning.
- Nictiz verstevigt haar positie als dé kennisautoriteit in de zorg door een solide kennisinfrastructuur.
- We zetten AI in ten behoeve van het kenniswerk van Nictiz
Met deze aanpak laat Nictiz zien hoe strategisch kennismanagement bijdraagt aan de effectiviteit van een kennisintensieve organisatie. De combinatie van een duidelijke visie, praktische tools en structurele ondersteuning door kenniscoördinatoren vormt een schaalbaar model voor andere organisaties die hun kennisbeheer willen professionaliseren. Elk schaalbaar model vraagt aandacht van leidinggevenden binnen de organisatie.
Vanuit Bvolve hebben we onze kennis en ervaring op het gebied van processen, data en verandermanagement kunnen samenbrengen om tot een pragmatische aanpak te komen om de kennishuishouding te verbeteren. Wil je meer weten over wat ik heb meegenomen uit deze opdracht, lees dan ook deze blog.