Wat is datamanagement?

Data zit in de kern van je organisatie. Het bewaart de intenties, de sturing en alle transacties. De meeste operationele taken worden er nu mee gestuurd en als het goed is vormt het de basis voor op feiten gebaseerde besluitvorming. Waar processen en applicaties kunnen veranderen, is de informatie continu. Het is verstandig om data “as an asset” strategisch en bedrijfsbreed te beheren. Een dergelijk beheer van data noemen wij datamanagement.

Deze visie delen wij met Data Management Book of Knowledge (DMBOK). Hierin geldt datamanagement als een brede discipline. Datamanagement richt zich op definiëren, ontwikkelen, uitvoeren en toezien. Het raakt Planning, Beleid, Ontwerp, Proces, Cultuur, Richtlijnen en Procedures. Datamanagement heeft als doel om continu de toegevoegde waarde van data assets te leveren en verbeteren.

Datamanagement moet vanuit de verantwoordelijkheid van alle betrokkenen worden gezien en niet zomaar vanuit IT- perspectief. Bvolve ziet datamanagement als een integraal onderdeel van gezonde bedrijfsvoering. Erken data als kritiek bedrijfsmiddel.

 

Waarom Datamanagement?

Datamanagement is nodig om te zorgen dat bedrijfsinformatie op tijd, betrouwbaar, inzichtelijk en beschikbaar is.

  • Dat is van cruciaal belang voor bedrijfsprocessen en operationele sturing. Sturing wordt in toenemende mate geautomatiseerd aan de hand van (klant)vraag en beschikbare data.
  • Drijvend hierachter is de wereldwijd aanhoudende trend naar digitalisering.
  • Goed ontworpen en gedocumenteerde datastructuren helpen een gezond tempo van innovatie bij te houden. In het tegenovergestelde geval ben je afhankelijk van persoonlijke kennis en ingebakken oplossingen die de impact van verandering exponentieel opdrijven.
  • Zonder data management wordt het nu vrijwel onmogelijk om aan de aanwassende reguleringen te voldoen.
  • Datamanagement heeft nog een belangrijke taak: Rapportages en dashboards komen eensluidend, interpretabel en ad hoc opvraagbaar ter beschikking aan zinnige besluitvorming en strategie.

 

Voordelen van Datamanagement

  • Verlaging van registratielast in de organisatie;
  • Data ter onderbouwing van beslissingen maakt factfull operationele sturing en strategisch beleid mogelijk;
  • Automatisering van beslissingen resulteert in snelle en bovenal foutloze respons;
  • IT en Business zijn op elkaar afgestemd op basis van gemeenschappelijke doelen;
  • Een duidelijke verstandhouding, enterprise breed rondom de kwaliteit van data;
  • Inzicht in herkomst en eigendom van data;
  • Doelgerichte en efficiënte registratie van data;
  • Een optimale inrichting van je datalandschap door inzicht in knelpunten;
  • Een effective uitwisseling van data tussen systemen, afdelingen en organisaties;
  • Een informatiesysteem dat toekomstige wendingen technisch gesproken agile kan volgen. En daarmee een adequate respons op aanhoudende business innovatie

 

Veelgehoorde uitdagingen met data

Terwijl het vrij simpel is veel data te vergaren en op te slaan, liggen de uitdagingen in de inzetbaarheid  van de data. Veel uitdagingen gaan om het volgende:

  • Over de betrouwbaarheid, de beschikbaarheid en de inzichtelijkheid bestaat nog te veel twijfel;
  • Besluiten moeten aanhoudend genomen worden op basis van gevoel in plaats van ratio, omdat de informatie niet voldoet;
  • Ineffectief: Processen hebben verdeelde uitkomst door input van wisselende kwaliteit;
  • Inefficiënt: Processen bevatten te veel herhalingen en checks en zijn daardoor log en kostbaar;
  • Het komt nog steeds voor dat organisaties door mankerende of onbetrouwbare data onhandelbaar worden;
  • Steeds meer systemen, afdelingen en organisaties worden automatische gekoppeld. Toegegeven: Je moet voor realisatie hiervan veel technisch werk verzetten. Maar veel van de trage oplevering en vooral het moeizame beheer staat op conto van slecht gemodelleerde- en vervuilde data;
  • Koppelingen worden verplicht (Overheidsketen, PSD2);
  • Voortgaande regulering verhoogt de druk op kwaliteit en omgang met data (SOx, Basel, Energie data, GDPR of AVG, Omgevingswet);
  • Heel veel services aan de klant zijn kandidaat voor snelle, foutloze afhandeling op basis van beschikbare data. De conditie van de eventueel beschikbare data is hierop een remmende factor;
  • De redenen waarom de mensen die spreken van garbage-in garbage-out zijn talrijk en hebben een langdurig bestaan.

 

Privacywetgeving

Naast bedrijfsmatige redenen om aan datamanagement te doen, komen er strengere wetmatige eisen. Nieuwe privacy wetgeving stelt een scala aan eisen aan de omgang met persoonsgegevens. Zo moet de autoriteit persoonsgegevens akkoord zijn met de verwerking. De persoonsinformatie moet altijd te verwijderen (“vergeten”) zijn. Datamanagement brengt overzicht aan in gegevens en toont waar persoonsgegevens gebruikt worden.

 

Wat is het streven?

Bvolve helpt het volgende aan te pakken:

  • Data gaan zien als een asset
    Assets vergen board level attention. Assets vereisen onderhoud en afspraken, data nu dus ook. Data is niet een IT aangelegenheid, maar vereist organisatie brede verantwoordelijkheid
  • Heldere definitie van de sturende gegevens van de organisatie
    Hebben we het allemaal nog over dezelfde klant, hetzelfde product of dezelfde openingstijden?
  • Adequate managementinformatie
    Tijdigheid, betrouwbaarheid, verklaarbaarheid van rapporten en dashboards;
  • Beheersbare projecten door agile aan te passen uitwisselingen van data
    Drastische verlaging van veranderingsimpact op data integratie (“koppelingen”);
  • Naleving van aanhoudende aanscherpingen in regelgeving rondom data. Zie GDPR (of ‘AVG’).

 

De Bvolve datamanagement aanpak

Bvolve biedt advies en methoden om de talrijke onderdelen van datamanagement binnen je organisatie op de kaart te krijgen en te borgen. Een belangrijke stap is het belang van datamanagement helder te  maken. De actuele roep om digitalisering en reguleringsdruk geven grond voor begrijpelijke business cases voor datamanagement. Bvolve helpt deze te formuleren op een manier dat deze voor het eerst ook non- IT’ers aanspreken. Vervolgens richten we ons op een multidisciplinaire, bewuste inzet op kennis en omgang met de data door de hele organisatie heen.

 

Bvolve maakt je klaar voor een volgordelijke reeks

  • Rechtvaardiging van datamanagement. Ontwikkel een visie op datamanagement die past bij jouw specifieke business. Begin op strategisch niveau met bedrijfswaarden, toegevoegde waarde, mensen en gemeenschappelijke doelen. Bvolve is expert in transitie aanpak. Onze 4D aanpak is in deze fase van grote waarde.
  • Business Case. Bvolve besteedt veel aandacht aan de specifieke business cases zodat datamanagement een eerlijke strijd aankan met andere initiatieven in de organisatie.
  • Breng datamanagement naar de operatie. Er is veel om aan te pakken: Ontwerp, kwaliteit, IT, gebruikscultuur, governance, etc. Doe het agile en begin met kleine stappen en snelle-, herkenbare resultaten. Bvolve combineert kennis van de standaard (DMBOK) met expertise in agile architecture en agile transformatie in een doelgerichte en gecontroleerde aanpak.

Actie

Breng de kwaliteit van je datahuishouding op orde. Plan voor een serieus traject. Onderken voor een succesvolle implementatie de belangrijke pijlers: data-architectuur, agile en data governance. Wat ons betreft zet je hier een gedragen cultuur voor neer, samen met passende competenties en aangepaste   processen die continue verbetering in zich dragen. In veel opzichten is datamanagement te vergelijken met kwaliteitsmanagement, wat al langer erkend wordt als een continu proces.

 

Contact

Voor meer informatie, voor een vrijblijvend gesprek en voor datamanagement training kan je contact opnemen met Dirk Krantz.