Na al een aantal jaren betrokken te zijn bij een meerjarig innovatief verandertraject bij een middelgrote uitvoeringsorganisatie, werd ik gevraagd als implementatiemanager. Na alle brainstorms, vernieuwende ideeën en realisatie in een nieuw ICT-systeem, mocht ik faciliteren dat medewerkers met de opgeleverde resultaten willen en kunnen werken zoals bedoeld is!
Wat zijn de belangrijkste aspecten om op een agile manier te werken?
Ik had al vaker implementaties begeleid. Zoals bijvoorbeeld het opstarten van een een nieuwe internettak bij een callcenter of een nieuwe werkwijze bij een gefuseerde afdeling. Het is altijd een kwestie van duidelijke (en aanlokkelijke) doelen formuleren, gezamenlijk een plan opstellen om dat te bereiken en vervolgens consequent (bij)sturen om daar te komen, liefst door de betrokkenen zelf. Deze keer was bijzonder, omdat ik van het begin af aan betrokken was bij de vernieuwende ideeën en het enthousiasme dat daarover ontstaan was. Ook was ik nieuwsgierig om te ervaren hoe samenwerken met agile scrumteams verloopt
We vormden een implementatieteam waarin kennis van opleiden, verandermanagement en communicatie was geborgd. We maakten een implementatieplan en -planning en gingen voortvarend aan de slag samen met de leidinggevenden en ‘ambassadeurs’ uit de teams.
Het minimal Viable Product
Ook de scrum teams waren hard aan het werk om het nieuwe systeem op te leveren. Het ging wat minder snel dan gehoopt, maar het was agile, dus als het Minimal Viable Product (MVP), de minimaal noodzakelijke functionaliteit in het systeem maar geleverd werd, konden we daarmee implementeren.
Naarmate echter de datum van de eerste implementatie naderbij kwam, bleek dat niet alleen het MVP niet gerealiseerd was, maar dat ook andere zaken, benodigd voor de implementatie, ontbraken. Zo bevatte het systeem nog niet de koppeling met de database die nodig is om te kunnen werken.
De grote crisis
De implementatieplanning moest grotendeels geannuleerd worden, wat betekende dat leidinggevenden te horen kregen dat zij langer met de huidige werkwijze door moesten en dat nog onduidelijk was wanneer zij de nieuwe werkwijze konden implementeren. In rap tempo ontstonden allerlei extra (crisis)overleggen en ook de programmamanager begon zich er intensief tegenaan te bemoeien. Er ontstonden scheuren in de samenwerking doordat collega’s schuldigen probeerden aan te wijzen. Het opgebouwde vertrouwen ging verloren en medewerkers zagen het doemscenario van een mislukt ICT-traject op zich af komen.
Tips voor succesvol Agile werken
Op dat moment was duidelijk dat bij de opzet van de implementatie het roer om moest. We waren georganiseerd buiten de scrumteams, terwijl we moesten zorgen dat we daar 1:1 bij aansloten. Dat betekende dat we mee moesten gaan in de cadans van de agile sprints. Dat we wilden zorgen dat we per sprint zelf konden ervaren wat de status van de geleverde functionaliteit was. En dat onze opleiding veel meer kan inspelen op hoeveel (of hoe weinig) mensen live zouden gaan en dat we dat per sprint kunnen bepalen welke opleiding nodig is en die kunnen bieden.
In een workshop met het implementatieteam hebben we de volgende koersveranderingen afgesproken:
- We gaan met de ambassadeurs van de afdelingen, elke sprint de nieuwe werkzaamheden simuleren met de opgeleverde functionaliteit
- We zorgen dat we onze opleidingen verdelen in modules die voor een groep en voor een individu te schalen is
- We gaan samen met de product owner van een scrum team naar de stakeholders om te overleggen over voortgang en besluiten te nemen over prioritering
Het vervolg
We zijn nu twee maanden verder. Er zijn nog steeds weinig medewerkers gestart met de nieuwe werkwijze. Maar de medewerkers en hun leidinggevenden zien elke twee weken de voortgang in gezamenlijke simulatiesessies. Bovendien zijn zij betrokken bij het prioriteren van de op te leveren functionaliteit voor nieuwe sprints. Zij kennen de overwegingen die spelen bij beslissingen en zien de resultaten die worden geboekt. Zij hebben ook ervaren dat als nieuwe mensen starten met de nieuwe werkwijze, er op korte termijn semi-maatwerk opleidingen geboden kunnen worden. Er is een sfeer van constructieve samenwerking ontstaan in plaats van elkaar afrekenen op wat niet gelukt is.
Er is zelfs een roadmap opgesteld waarin de gezamenlijke mijlpalen voor de komende maanden voor scrum teams, implementatie en leidinggevenden zijn benoemd. Op deze manier krijgt iedereen focus wat de belangrijkste prioriteiten zijn en kunnen de consequenties bij verschuiven gezamenlijk geaccepteerd worden of anders opgelost.
Waar ik in eerste instantie nieuwsgierig was naar de samenwerking met de agile scrum teams, bleek ik, net als de leidinggevenden, ook onderdeel van de agile werkwijze!
Wilt u meer weten over deze blog en/of over Agile, dan kunt u contact opnemen met Claudia Beemster.
