Van Bestemmingsplan naar Vinex wijk
Zoals in de vorige blogs van de blogserie al aangegeven is het ‘proces’ dat vooraf moet plaatsvinden om een succesvol en duurzaam proceshuis te kunnen bouwen erg belangrijk. Als het huis eenmaal staat en is ingericht is het tijd voor de afwerking en oplevering.
De vierde fase gaat over de afwerking en oplevering van het proceshuis. Hierin zijn vier belangrijke vraagstukken op te lossen:
A. Wie doet wat in het huishouden? – rollen en verantwoordelijkheden beleggen
B. ‘We zijn verhuisd’ – communiceren
C. Wie kan wat waar vinden? – vindbaarheid/ ontsluiting
D. Vieren van het succes – housewarming
A. Wie doet wat in het huishouden? – rollen en verantwoordelijkheden beleggen
Tijdens de bouw van het proceshuis zijn de verschillende procesrollen al beschreven. Maar wat zijn nu eigenlijk de verantwoordelijkheden van deze rollen? En hoe kan dit gekoppeld worden aan de VERI? De VERI-tabel is de Nederlandse variant op de RACI-tabel waarmee rollen en verantwoordelijkheden belegd kunnen worden in uw organisatie en/of processen. De letters staan voor de volgende termen:
- V: verantwoordelijk
Degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering
- E: eindverantwoordelijk
Degene die eindverantwoordelijk is voor het resultaat (van het proces)
- R: raadplegen
Degene wordt over beslissingen en/of acties (verplicht) geraadpleegd
- I: informeren
Degene wordt over beslissingen, acties en/of voortgang geïnformeerd
In de praktijk worden de letters op verschillende manier uitgelegd en toegepast en bestaan er nog heel wat aanvullende varianten (RASCI/CAIRO/TRACI), maar allemaal met het doel om duidelijkheid te verschaffen rondom verantwoordelijkheden in een proces. Mijn ervaring is alleen dat het vooral ‘negatief’ gehanteerd wordt om achteraf te kunnen bepalen waar het bijvoorbeeld fout is gegaan in het proces als het resultaat niet naar wens is. Terwijl het vooral bedoeld is om vooraf het proces goed in te richten en iedereen weet wat die moet doen en de juiste collega’s worden geïnformeerd en/of geraadpleegd.
Tevens is er een interessante relatie te leggen met de ‘V’ en ‘E’ in de (gemodelleerde) processen in het proceshuis:
- De proceseigenaar is de eindverantwoordelijke van het gehele (keten)proces;
- De procesmedewerker is de verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten in het proces.
De procestaal BPMN is echter gebaseerd op ‘event-triggered-behavior’, waarbij specifiek gedrag gemodelleerd wordt. Nu wordt in BPMN het raadplegen en informeren gezien als gedrag dat de procesmedewerker uitvoert. Na het verplicht raadplegen wordt dan een splitsing (exclusive gateway) gemodelleerd op basis van de beslissing die wordt genomen. Een geïnformeerd persoon kan als ‘deelnemer’ (participant/ black-box pool) gemodelleerd worden met behulp van BPMN, omdat deze geen actieve activiteit uitvoert in het proces.
B. ‘We zijn verhuisd’ – communiceren
Nu is het tijd om het proceshuis breed te communiceren en te promoten. Om te voorkomen dat het een ‘spookproceshuis’ wordt waar uiteindelijk niemand meer naar (om)kijkt en ‘op bezoek’ komt is het belangrijk om tijdig een ‘verhuisbericht’ te versturen. Hierin kunt u de locatie van het proceshuis doorgeven (bijvoorbeeld intranet) en iedereen uitnodigen eens een kijkje te komen nemen. Tevens kunt u hierin aankondigen dat u per proces/afdeling langskomt voor een presentatie/demo waarin de volgende thema’s kunnen worden besproken:
- Waarom een proceshuis?
- Proceshuis van en voor iedereen!
- Live ‘navigeren’ door het proceshuis
- Van (keten)proces naar werkinstructie
- Het proces procesmanagement (voor het ABC houden)
- Vragen!?
Deze zogenaamde ‘roadshow’ kan naar aanleiding van de gestelde vragen van de doelgroep steeds worden aangescherpt. Een krachtig hulpmiddel tijdens deze roadshow is het inzetten van een processimulatie met de betrokkenen van een afgebakend proces. Hierbij wordt een fictief proces simuleert waarbij alle huidige emoties/frustraties naar boven komen en zodoende laagdrempelig kunnen worden besproken.
Veel organisaties zetten de roadshow ook nog kracht bij met extra promotiemateriaal. Denk hierbij aan mokken, muismatten, sleutelhangers, procesposters en/of filmpjes.
C. Wie kan wat waar vinden? – vindbaarheid/ ontsluiting
Na het beleggen van de rollen en verantwoordelijkheden, het verhuisbericht en de roadshow door de organisatie met een spetterende demo is het belangrijk om het proceshuis een stabiele plek te geven.
Het verschil tussen alleen inzicht en overzicht creëren aan de hand van procesplaten met behulp van bijvoorbeeld Excel en/of Visio en een geavanceerde procesmodelleertool wordt vooral duidelijk aan de hand van de rapportage. Een digitale rapportage van de Enterprise Studio van BiZZdesign voor BPM biedt de volgende mogelijkheden:
- Digitaal proceshuis publiceren (op bijvoorbeeld intranet);
- Altijd (ook offline) bereikbaar;
- Volledige ondersteuning van BPMN 2.0 (inclusief referentie modellen);
- Krachtige procesanalyses (in combinatie met de procesbloem);
- Verschillende visualisaties voor verschillende doelgroepen (labelview en kleurenview);
- Geïntegreerde proces verbetertechnieken (Lean);
- Geïntegreerde ‘Customer Journey’ (klantreis) technieken;
- Koppeling (ontsluitingen) met documentmanagementsystemen (DMS);
- Relaties leggen met andere vakgebieden en bijbehorende talen (EA, Datamanagement en BRM).
Zie ook de blogs over ‘Krachtiger communiceren met Enterprise Studio’ en ‘BPM: The customer journey’ en de Bvolve training voor de BPM software.
Elke medewerker is hiermee in staat om zijn of haar informatie via het proces te kunnen raadplegen die relevant is voor het behalen van het procesresultaat. Het is verstandig om een duidelijk knip te maken tussen de ‘wat’ en de ‘hoe’, waarbij de processen en de activiteiten de ‘wat’ beschrijven en de werkinstructies, templates en sjablonen (de ‘hoe’) gekoppeld zijn via een DMS. Hiermee legt u de verantwoordelijkheden rondom procesverbetering, beheer en onderhoud laag in de organisatie en bieden de processen de kaders (frameworks) en requirements om tot het juiste resultaat te komen.
D. Vieren van het succes – housewarming
Worden er wel genoeg successen bij u in de organisatie gevierd? Of heerst vooral de waan van de dag en wordt er weinig stil gestaan bij mooie resultaten? Het bouwen van een duurzaam proceshuis kost veel tijd en energie vanuit alle lagen van de organisatie en levert niet direct een resultaat op voor uw klant, maar kan op lange termijn juist wel voordeel opleveren voor u en uw klant. Dit mag dus best gevierd worden!
Net als een echte housewarming is beschikbaar stellen van het proceshuis best een beetje spannend. Wat zullen ze van de inrichting en afwerking vinden? En voelt iedereen zich er wel thuis? Daarnaast biedt het soms zoveel inzicht en overzicht (transparantie) in werkzaamheden en verwachte resultaten, die ook kunnen worden geraadpleegd door alle andere collega’s, dat het wel even wennen is. Belangrijk is dat u het proceshuis vooral inzet als instrument voor procesverbetering en niet als middel voor (resultaat)beoordeling! Leer van gister en beloon juist het gedrag dat mogelijke procesverbeteringen inzichtelijk maakt. Zie het als de nieuwe ‘digitale ideeënbus’, waar wél wat mee gedaan wordt.
In de volgende blog zal ik u meenemen in de fase rondom ‘Het bewoonbaar houden’ van het proceshuis.
De aanpak ‘Van Bestemmingsplan naar Vinex wijk’ ziet er als volgt uit:
Het proceshuis – Het plannen
Het proceshuis – De bouw
Het proceshuis – De inrichting
Het proceshuis – De afwerking en oplevering
Het proceshuis – Bewoonbaar houden
Meer weten over het duurzaam bouwen, het binnen uw organisatie boven de vraagprijs verkopen en het prettig leefbaar houden van uw proceshuis?
Volg dan deze blogserie en/of neem direct contact op met Guido Cohlst.
